Витяг з наказу про звільнення: зразок, правила складання

1. Про суть і призначення виписки
2. З якою метою робиться виписка?
3. Як повинна бути оформлена виписка?

Витяг з наказу про звільнення є констатує і регулюючу частини оригінального документа. Щоб підготувати документ, потрібно врахувати вимоги все законодавства.

Про суть і призначення виписки

Наказ по установі - юридично обґрунтований документ, який видається всередині підприємства. Він містить в собі вказівки керівництва щодо вирішення тих чи інших виробничих питань і може включати інформацію, яка стосується всієї установи в цілому, а також його окремих підрозділів і співробітників. Виписка робиться, щоб надати на запит працівникові тільки що стосується його частина спільного наказу.

Виписка - це частина оригіналу, який передає потрібний фрагмент основного документа. Згідно ТК, працівники підприємства мають право знайомитися з усіма кадровими документами організації, які стосуються безпосередньо їх діяльності. У тому числі вони можуть вимагати видачі їх копій або виписок з них, так як оригінал видавати не можна. Крім цього, в оригіналі може міститися конфіденційна інформація. За її недоторканність відповідає працівник відділу кадрів.

Факт! Головне призначення виписки - збереження службової та іншої конфіденційної інформації.

З юридичної точки зору копія документа і витяг з нього рівнозначні, тобто мають однакову силу за умови, що вони завірені відповідальною особою. Їх відмінність полягає в обсязі змісту, так як виписка містить конкретну інформацію з основного документа, а копія - це повний примірник оригіналу.

У разі якщо звільненому громадянину потрібно наказ про це, а в ньому міститься інформація і про інших співробітників, відділ кадрів має право надати йому тільки фрагмент, який стосується виключно особисто людини. Виписка потрібна, якщо, наприклад, працівник не згоден зі звільненням. він подає позов до суду і в якості підтвердження факту звільнення надає розпорядження роботодавця, може надати витяг з основного наказу.

При її складанні повинна бути прихована інформація, яка відноситься до персональних даних. Цей документ видається за заявою самого громадянина або за запитом органів нагляду. Виписка не має терміну давності, вона може зберігатися тривалий час - 75 років нарівні з кадровими документами. Закон не передбачає обмеження за кількістю запитів на їх оформлення, тому кадровики повинні оформляти їх на вимогу протягом 3 днів скільки завгодно раз.

З якою метою робиться виписка?

Витяг з оригіналу наказу містить відомості з основного документа. Вона включає конкретні дані по одному питанню, який потрібно тому, хто робить замовлення на неї. Головна мета документа - дати відповідь на питання, яке цікавить замовника. Відповідь має стосуватися особисто його і його діяльності в компанії.

Сам оригінал може бути об'ємним і розташовуватися на декількох сторінках, стосуватися діяльності всього підприємства. Що стосується питання про звільнення, в розпорядженні керівника кожному працівникові, що звільняється присвячується окремий пункт. Щоб уникнути поширення особистих даних кадрова служба підприємства не має права копіювати весь документ. У цьому випадку працівникові досить отримати інформацію, що стосується особисто його.

Незалежно від того, за чиїм запитом оформляється витяг з оригіналу, - правоохоронних органів, Пенсійного фонду та ін., - вимога закону про заборону на передачу особистих даних ніхто не відміняв. У зв'язку з цим вона оформляється конкретно з того питання, на який було зроблене замовлення.

Як повинна бути оформлена виписка?

Зразок документа.

Виписка складається на підставі оригінального розпорядження про звільнення і має певну форму, якої повинні дотримуватися кадровики. Співробітник подає заяву до відділу кадрів підприємства про надання йому необхідної інформації. Офіційний термін оформлення - 3 дні. Документ виконується на фірмовому бланку організації:

1. Шапка аналогічна тексту оригінального документа: у верхній частині бланка знаходиться емблема установи або інший відмітний знак. Найменування підприємства вказується в повній формі відповідно до установчих документів. Скорочення використовувати не можна, абревіатури дозволені, якщо вони затверджені офіційно. Якщо в назві по Статуту має бути присутнім найменування вищестоящої організації, то воно пишеться над назвою підприємства.
2. Реєстраційний номер і дата - такі ж, як в оригіналу.
3. Назва замінено на «Витяг з наказу», пишеться великими літерами по центру аркуша, крапка не ставиться.
4. Констатуючий розділ переписується цілком з оригіналу. У ньому міститься обгрунтування подальших дій. Наприклад: «На підставі особистої заяви ...»
5. Розпорядчий розділ містить відомості про працівника, на якого оформляється документ. Наприклад: «Звільнити (ПІБ, посада) 28 березня 2018 по згоді сторін , П. 1 ст. 77 ТК РФ ».
6. Посада, прізвище, ініціали посадової особи, яким був підписаний наказ.

Закінчується текст підтвердженням від імені фахівця відділу кадрів про те, що зміст відповідає дійсності: «Правильно», про що він підписується власноруч, розшифровує підпис, вказує свою посаду. Документ скріплюється печаткою установи.

Видана інформація реєструється, їй присвоюється номер в номенклатурі вихідних документів підприємства. Витяг видається на руки самому звільненому працівникові. За правилами документообігу працівник, який несе відповідальність за кадрову документацію, має право оформляти виписки.

Коли готується виписка з наказу про звільнення, за зразок можна взяти будь-яку виписку.