Вкладиш до трудової книжки: зразок 2019
- Як оформити вкладиш до трудової книжки
- Нумерація записів у вкладиші в трудову книжку
- Як вшити вкладиш до трудової книжки
- Як виправити помилки
- Дії при помилковою видачі вкладиша до трудової книжки
- Хто повинен купувати вкладиш до трудової книжки працівника
Кожен кадровик стикається з ситуацією, коли в трудовій книжці співробітника закінчуються вільні сторінки. Зібрали всю корисну інформацію про те, як правильно вшити вкладиш до трудової книжки і як його оформити, щоб не причепився інспектор ГИТ.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Як оформити вкладиш до трудової книжки
Кожен кадровик стикався з ситуацією, коли в трудовій книжці співробітника закінчувалися вільні сторінки. Недосвідчений працівник в цьому випадку може допустити три серйозні помилки - завести нову трудову книжку в продовження старої, почати підклеюють в заповнений документ додаткові аркуші або вносити відомості про роботу в розділ відомостей про нагородження. І те, і інше - категорично заборонено. Роблячи таким чином, відділ кадрів не тільки підставляє себе під законні штрафні санкції , Але і створює великі проблеми власнику документа.
Якщо трудова книжка закінчилася, а необхідність вносити в неї записи збереглася, вихід тільки один - оформити вкладиш до трудової книжки. Нічого складного в цій процедурі немає, проте, оформити її потрібно за всіма правилами.
У деяких людей Послужна діяльність може бути дуже великою і їм знадобиться не один вкладиш - законодавчо їх кількість не обмежена. А про те, скільки трудових повинно бути в запасі у кадрового фахівця, читайте в статті журналу "Довідник кадровика" .
Алгоритм заповнення вкладиша в трудову книжку в 2019 році:
Крок 1. Кадровик виявив, що вільні листи в документі закінчилися, і відразу повідомив про це співробітнику.
Крок 2. Власник книжки пише заяву на ім'я керівника з проханням видати бланк вкладиша до трудової книжки. У відповідь на це директор видає розпорядження про видачу бланка, обумовлюючи, за рахунок яких коштів він буде оплачений.
Крок 3. Видається бланк, при цьому відповідальний співробітник фіксує цей факт в Книзі руху трудових книжок і вкладишів до них.
Крок 4. Приступаємо до заповнення. При заповненні вкладиша в трудову книжку в 2019 році орієнтуємося на загальні правила заповнення трудових книжок. На титульному аркуші позначаємо ПІБ власника, причому, якщо в основному документі були зміни в цій частині, то у вкладиші прописуються оновлені дані. Те ж стосується освіти і спеціальності.
Дата заповнення ніяк не пов'язана з датою закладу книжки, фіксується фактичний день, коли заповнювався документ. Ставляться підписи власника і відповідального співробітника відділу кадрів. Завіряється печаткою організації.
► Коли сумніваєтеся, що далі робити з трудовою книжкою: п'ять ситуацій з готовими рішеннями
Крок 5. В основному документі проставляється штамп «виданий вкладиш» із зазначенням його реквізитів. Правилами ведення трудових книжок не встановлено, в якому саме місці ставиться ця позначка, але логічно припустити, що зручніше за все зробити її на внутрішній стороні обкладинки.
Крок 6. Внесення відомостей про роботу нічим не відрізняється від тієї ж процедури в трудовій книжці. Але є один момент, який може викликати труднощі - це останній запис в основному документі, яка не поміщається повністю на останній сторінці. В такому випадку її просто потрібно продовжити у вкладиші, навіть якщо пропозиція буде розділене на два документа; порожніх рядків в бланку трудової залишатися не повинно.
Якщо в подальшому будуть змінюватися основні відомості про працівника, нову інформацію необхідно буде внести в обидва документи .
Нумерація записів у вкладиші в трудову книжку
Вкладиш до трудової книжки є її продовженням, а отже, нумерація записів в ньому повинна продовжувати нумерацію, розпочату в основному документі. Якщо почати нумерацію в доповненні заново - бланк буде вважатися зіпсованим і недійсним. У разі, якщо проміжна запис розділена на два документа допустимо у вкладиші проставити той же її номер, що і в трудовій.
Як вшити вкладиш до трудової книжки
Два головних правила
1. Без трудової книжки вкладиш недійсний. Тому він обов'язково повинен бути до неї надійно прикріплений щоб уникнути втрати.
2. вшивається вкладиш в основний документ потрібно після його заповнення.
У законодавчих актах не уточнюється, в яке саме місце вшивається доповнення, але буде розумним припустити, новий документ починається там, де закінчується старий. Таким чином, збережеться хронологія, і подальше заповнення буде зручним. Вшивання вкладиша в трудову книжку в 2019 році здійснює співробітник кадрової служби, і складності цей процес не становить. Процедура зазвичай така:
- відкрити трудову на останній сторінці перед обкладинкою;
- відкрити вкладиш на серединному розвороті;
- зробити в обох документах по два отвори;
- зшити їх між собою суворою ниткою кілька разів для міцності скріплення
- зв'язати кінці ниток в середині вкладиша.
Як виправити помилки
Від помилок ніхто не застрахований, і якщо на етапі заповнення бланка була допущена неточність, його необхідно замінити. Вносити виправлення не допускається.
Зіпсований бланк списується і знищується, про що складається відповідний акт (причому номер утилізованого документа потрібно вирізати і вклеїти в журнал обліку), і заводиться новий вкладиш. Саме тому, передбачаючи можливість помилки, рекомендується не підшивати документ до його повного правильного заповнення, а також не проставляти штамп заздалегідь.
Якщо неточності будуть допускатися під час заповнення основної частини програми, виправляти їх слід за аналогією з трудовою книжкою, роблячи позначку про те, що запис недійсна.
Дії при помилковою видачі вкладиша до трудової книжки
Після того як вкладиш буде вилучено з документа, необхідно внести виправлення в трудову книжку. Нагадаємо, що закреслення в цьому документі не допускаються. Будь-які виправлення слід супроводжувати пояснювальним позначками. На внутрішній стороні обкладинки трудової книжки потрібно зробити позначку про те, що вкладиш був оформлений помилково. За аналогією з такими поясненнями пункт слід запевнити особистим підписом особи, яка провадить виправлення, і вказати дату внесення виправлень.
Хто повинен купувати вкладиш до трудової книжки працівника
Купувати вкладиш до трудової книжки працівника може тільки його роботодавець. Цей документ, як бланк суворої звітності, купується у підприємства «Гознак», або у його ліцензованого представника. Займається закупівлею бланків відповідальна особа (найчастіше, бухгалтер або кадровик), яка має довіреність від директора.
Закуплені формуляри приймаються на баланс як матеріальні цінності, фіксуються в прибутково-витратну книгу із зазначенням номерів і в міру потреби передаються до відділу кадрів під розписку. Очевидно, що до питань закупівлі, зберігання та використання вкладишів потрібно підходити з усією серйозністю.
Не варто приймати від працівників придбані ними самостійно форми, при виявленні їх недійсності (іноді через роки) кадровику доведеться нести відповідальність за порушення і вирішувати безліч проблем з відновленням вкладиша.
У розпорядженні кадрової служби завжди повинні бути кілька чистих бланків, оскільки часто вони потрібні терміново; буває, що у співробітника (наприклад, при звільненні) немає часу чекати, коли підійде термін чергової закупівлі. Відповідальний співробітник відділу кадрів зобов'язаний щомісяця надавати в бухгалтерію звіт про витрачання бланків та необхідності їх придбання.
Незважаючи на те, що купує вкладиш до трудової книжки роботодавець, оплачує його сам працівник. Це питання обговорюється на етапі видання наказу про видачу документа. При нарахуванні зарплати службовцю, з неї віднімається вартість закупленого формуляра. У 2019 це зовсім невелика сума в межах двохсот рублів.
Однак, в деяких випадках з працівника знімається цей обов'язок і платить за бланк його роботодавець. Це може бути, якщо:
- наймач втратив вкладиш і змушений видати дублікат;
- наймач зіпсував бланк при заповненні і змушений використовувати новий, додатковий;
- це передбачено колективним договором або іншими ЛНА.