Внутрішній опис документів особової справи

1. Для чого потрібна опис
2. До яких особистих справах повинна складатися опис
3. Хто повинен складати документ
4. Як складати внутрішній опис документів особової справи
5. Як оформити опис документів особової справи
6. Зразок складання опису документів особової справи
7. Що робити з описом після звільнення співробітника

Оформлення, зміст, зберігання особистих справ співробітників підприємств і організацій має відбуватися в строго визначеному порядку. Особові справи, як правило, містять не одну важливу папір - в деяких випадках їх перелік може доходити до двох десятків. Саме для фіксації кількості документів і їх найменувань в особистих справах працівників і існує «опис документів особової справи».

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк внутрішнього опису документів особової справи .doc Завантажити зразок заповнення внутрішнього опису документів особової справи .doc

Для чого потрібна опис

Ця нескладна папір дозволяє відразу при працевлаштуванні зафіксувати всі документи, які надав співробітник. Надалі в ній же реєструються всі знову надходять до особової справи паперу, факти вилучення документів для будь-яких потреб і їх повернення.

Вина за втрату або псування містяться в описі паперів перекладається на плечі відповідального за зберігання особистих справ співробітників, що є вагомою причиною підходити до оформлення опису дуже ретельно, враховуючи і те, що в практиці зустрічалися прецеденти звернення до суду з приводу загублених компанією документів.

До яких особистих справах повинна складатися опис

Закон не вимагає обов'язкової наявності внутрішнього опису документів, що зберігаються в особистих справах працівників. Однак є деякі справи, опис яких докладати необхідно (що відображено у відповідних законодавчих нормативних актах). До них відносяться

• ті папки, які передаються в архів підприємства на постійне або довготривале зберігання (понад 10 років),
• а також ті, які мають простий заголовок «особиста справа» (тобто з них незрозуміло, які саме документи і в якій кількості в них міститися).

Хто повинен складати документ

Ведення особистих справ входить в компетенцію кадрових фахівців, тому й складання опису зберігаються в них документів також є їх прерогативою. Але в деяких випадках (наприклад, на малих підприємствах) опис може бути складена секретарем або керівником компанії - головне, щоб співробітник мав достатній рівень кваліфікації для того, щоб заповнити документ в правильному порядку і по всій формі. Особливо це актуально зараз, коли скасований затверджений раніше порядок ведення особових справ та співробітники підприємств повинні в цьому процесі спиратися лише на свій досвід і загальноприйняту практику.

Як складати внутрішній опис документів особової справи

На сьогоднішній день немає єдиного, уніфікованого, обов'язкового до застосування зразка даного документа. Тому компанії можуть скористатися одним з двох варіантів:

1. кожен раз при необхідності складати його з довільній формі (що незручно при великій кількості особистих справ),
2. використовувати розроблений і затверджений в організації шаблон (його необхідно зареєструвати в обліковій політиці фірми).

Документ повинен містити в собі ряд відомостей:

• найменування підприємства,
• посада та ПІБ співробітника, чиї документи описуються,
• список описуваних документів,
• повний список паперів, що зберігаються в особовій справі (а також їх копій).

До опису підлягають не тільки трудові книжки, документи про освіту та свідоцтва про курсах підвищення кваліфікації, а й нагородні листи, копії наказів і розпоряджень, що стосуються працівника, списки наукових праць, відомості про наукові ступені і т.д.

Основну інформацію найкраще вносити в документ у вигляді таблиці.

Треба відзначити і те, що в міру розширення особової справи, все нові, що надходять в нього папери також слід фіксувати в опису, як і ті, які з нього вилучаються або, навпаки, в нього повертаються (із зазначенням осіб і причин, за якими вони знадобилися).

Як оформити опис документів особової справи

Документ може бути оформлений як від руки (за допомогою лінійки, олівця і ручки), так і надрукований на комп'ютері (найбільш зручно, тому що можна роздрукувати відразу необхідну кількість копій). Його можна заповнювати на чистому аркуші А4 формату або ж на фірмовому бланку підприємства (ролі не грає). Зазвичай робиться один екземпляр документа для кожної справи, але якщо співробітник попросить надати йому копію, відмовити йому представник роботодавця не має права.

Опис може складатися з одного або декількох листів (при великій кількості документів). Якщо вона містить багато сторінок, вони повинні бути пронумеровані.

При заповненні документа слід уникати неточностей і помилок, а тим більше внесення в нього завідомо недостовірних або неправдивих відомостей - при виявленні таких фактів це може привести до дисциплінарного покарання відповідального співробітника.

Документ можна зберігати різними способами, наприклад, приклеїти до зворотної сторони титульного аркуша папки особової справи, або просто вкласти в папку (якщо опис має багато листів).

Зразок складання опису документів особової справи

У заголовку вказується найменування опису і дані співробітника, документи особистого справи якого описуються. Тут же міститься назва компанії-роботодавця.

Далі оформляють в таблицю список документів опису:

• номер документа по порядку,
• потім його індекс (або номер за внутрішнім документообігу підприємства),
• дата складання та підписання,
• заголовок, тобто назва документа (тут же пишеться оригінал це чи копія),
• номери аркушів,
• примітки, в яких зазвичай вказується стан документа, дата та причина його вилучення і повернення і т.п. інформація.

Під таблицею словами вказується кількість документів в особовій справі.

На завершення опис засвідчується особистим підписом відповідальної за утримання та збереження особистих справ працівника (із зазначенням його посади і розшифровкою автографа).

Що робити з описом після звільнення співробітника

Після того, як працівник розлучився зі своїм робочим місцем, ведення його особової справи припиняється. Видавати його йому на руки заборонено, тому воно передається в архів підприємства. На опису же після внесення останнього запису, все решта незаповненими порожні рядки перекреслюються, щоб ні у кого не виникло спокуси вписати туди якусь додаткову інформацію. Потім документ в складі всього особистого справи відправляється на зберігання в архів.