Заява як вид документів

  1. Візовий збір-заяву
  2. Який вид письма вибрати?
  3. Заява в організацію від фізичної особи
  4. Заява в кадровому діловодстві
  5. резюме

Ми завершуємо цикл «І це все про нього» статтею про заяви. Це специфічний вид документа, зміст, правила складання і документообіг якого залежать від того, хто і до кого звертається.

У цій статті розглянемо три основних види заяв:

  • діловий лист-заяву, що направляється однією організацією в іншу;
  • заяву, що направляється фізичною особою в електронній формі
  • заява працівника, що направляється роботодавцю.

Ще одного виду заяв - позовних - ми не торкаємося, тому що секретар з ними не працює.

Всі три перераховані види заяв мають свої особливості не тільки в складанні і підготовці, але і в діловодстві.

Візовий збір-заяву

Мета ділового листа-заяви, яке одна організація адресує інший, - позначити позицію організації-відправника, висловити її ставлення до питання, запропонувати обгрунтування і порядок вирішення ситуації. Питання в заяві не задаються, в ньому міститься бачення ситуації однієї зі сторін.

З попереднього абзацу зрозуміло, що «в мирний час» листи-заяви зазвичай не пишуться, вдаються до них тільки на порозі зіткнення інтересів або навіть конфлікту між двома компаніями, щоб задокументувати і повідомити другій стороні своє ставлення до проблеми.

Який вид письма вибрати?

Грань між листом-заявою, листом-проханням або листом-запитом досить тонка. Щоб бути впевненим у правильному виборі виду листи, потрібно зрозуміти: чи буде воно заявляти про що-небудь або все-таки це буде прохання до адресата щось зробити?

Візовий збір-заяву оформляється на бланку для листів і має стандартний для ділового листа набір реквізитів.

Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »бланк листа містить такі реквізити:

  • емблема організації або товарний знак (знак обслуговування), Державний герб Російської Федерації або герб суб'єкта Російської Федерації, якщо установа має право розміщувати на своїх бланках ці знаки;
  • код організації;
  • основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
  • найменування організації;
  • довідкові дані про організацію.

При підготовці заяви як виду ділового листа оформляються такі обов'язкові реквізити:

  • дата документа;
  • реєстраційний номер документа;
  • адресат;
  • заголовок до тексту;
  • текст документа;
  • підпис;
  • відмітка про виконавця;
  • відмітка про виконання документа і направлення його до справи (оформляється на візовому екземплярі листи).

Зверніть увагу

Посилання на реєстраційний номер і дату документа оформляється, якщо лист-заяву пишеться у відповідь на лист, наприклад, претензію.

Відмітка про наявність додатка оформляється при наявності такого.

Підписи узгодження документа оформляються на візовому екземплярі листи, якщо внутрішніми правилами передбачено процес запевнення проектів листів.

Візовий збір-заяву приведено в прикладі 1.

На відміну від звичайного ділового листа текст заяви починається не з звернення до посадової особи - адресату, а з назви виду листи. Цим підкреслюється, що документ не просто передає інформацію, а висловлює принципову позицію свого автора.

Діловодство ділових листів-заяв ведеться стандартно, відповідно до внутрішніх правил організації-відправника та організації-одержувача.

Невідомо, до чого призведе зіткнення інтересів компаній: чи вдасться вирішити справу шляхом переговорів або доведеться підключати юристів і втягуватися в судові розгляди, але в будь-якому випадку прийом однієї організацією листа-заяви від іншої рівнозначний тому, що перша компанія поінформована про позицію другої.

Заява в організацію від фізичної особи

Розглянемо цей документ з точки зору приймаючої сторони.

Діловодства заяв від фізичних осіб потрібно приділяти особливу увагу. На захисті інтересів заявників варто Федеральний закон від 02.05.2006 № 59-ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» (в ред. Від 24.11.2014; далі - Федеральний закон № 59-ФЗ).

Помилково вважати, що його дія поширюється тільки на державні органи, органи місцевого самоврядування та бюджетні організації. Це вже давно не так. Ще в 2013 році цей список поповнили організації, «на яких покладено здійснення публічно значущих функцій» [1] . Ніде немає виразного визначення, що це за функції, але з формулювання видно, що поняття це досить широке і теоретично «потрапити під нього» може будь-яка організація, клієнтами якої є фізичні особи.

На відміну від ділового листа-заяви, заява фізичної особи може бути і запитом, і проханням, і претензією. Звернемося до визначення слова «заява:

наш словничок

Заява - прохання громадянина про сприяння в реалізації його конституційних прав і свобод або конституційних прав і свобод інших осіб, або повідомлення про порушення законів та інших нормативних правових актів, недоліки в роботі державних органів, органів місцевого самоврядування та посадових осіб, або критика діяльності зазначених органів і посадових осіб 2 .

Компанія може розробити власну, зручну для себе форму стандартного заяви від фізичної особи і викласти її в загальний доступ. Але робити цю форму обов'язковою і не приймати заяву тільки тому, що воно складено не так, як «положено», не можна. Люди не зобов'язані знати про існування розробленої компанією форми заяви, як і не зобов'язані користуватися Інтернетом, звідки цю форму можна завантажити. Федеральний закон № 59-ФЗ визначає мінімальний набір інформаційних блоків в зверненні:

витяг

з Федерального закону № 59-ФЗ

Стаття 7. Вимоги до письмовим зверненням

1. Громадянин в своєму письмовому зверненні в обов'язковому порядку вказує або найменування державного органу або органу місцевого самоврядування, в які надсилає письмове звернення, яке прізвище, ім'я, по батькові відповідної посадової особи, або посаду відповідної особи, а також свої прізвище, ім'я, по батькові ( останнім - при наявності), поштову адресу, за якою повинні бути спрямовані відповідь, повідомлення про переадресації звернення, викладає суть пропозиції, заяви чи скарги, ставить особистий підпис і дату.

Як бачимо, набір мінімальний, і ми не можемо зобов'язати наших заявників навіть вказувати їх мобільні телефони. Вписувати в заяви способи оперативного зв'язку можна тільки рекомендувати.

«Ви вільні вибирати ...»

Фізична особа може оформляти заяву так, як йому заманеться:

  • від руки або в друкованому вигляді;

  • називати його «заявою», «зверненням», «вимогою» або зовсім ніяк не називати;

  • писати коротко і по справі або приводити власну детальну автобіографію;

а також направляти документ поштою або привозити особисто.

Організація зобов'язана прийняти заяву, якщо в ньому міститься необхідний мінімум відомостей.

Заява фізичної особи, що минув первинну обробку в канцелярії компанії-адресата, приведено в Прімері 2.

Заява фізичної особи, що минув первинну обробку в канцелярії компанії-адресата, приведено в Прімері 2

Чи виділяти заяви громадян в окреме діловодство, організація вирішує сама. Ми рекомендуємо зробити це, якщо:

  • заяв більше, ніж 10% від усього обсягу вхідного потоку документації;
  • по ним працюють спеціально уповноважені працівники (центр обслуговування клієнтів, претензійний відділ і т.д.);
  • за заявами від фізичних осіб організація веде свою профільну діяльність.

Якщо організація звикла працювати за правилами традиційного діловодства, то про виконання вимог Федерального закону № 59-ФЗ їй особливо хвилюватися не потрібно. У стандартних умовах звернення проходять той самий шлях, що і інші вхідні документи. Правила роботи з ними практично не відрізняються від загальноприйнятих і навіть дозволяють деякі вільності в поводженні з заявою, зокрема, між прийомом і моментом його реєстрації згідно із законом може пройти три дні. На відповідь дається 30 днів з дати реєстрації письмового звернення.

Заява в кадровому діловодстві

Особливий пласт заяв - кадрові заяви. Мета цих документів - висловити прохання або волевиявлення працівника роботодавцю.

Форма кадрових заяв щодо вільна. Ніхто не вимагає від працівників знання нюансів оформлення реквізитів, тому досить дотримати необхідний мінімум.

На нашу думку, кадрові заяви повинні писатися виключно самими працівниками від руки. З боку трудового законодавства зобов'язань на цей рахунок немає. Але оскаржити в суді власноруч написану заяву набагато важче, ніж те, що було набрано на комп'ютері (рукописна в ньому тільки підпис автора). В останньому випадку працівник може заявити, що його змусили підписати вже готовий текст.

  • Кому від кого. Адресатом кадрового заяви є роботодавець - перша особа організації, в якій працює автор заяви. Це він брав автора на роботу, а не начальник відділу кадрів, тому і заяву буде написано на ім'я керівника (генерального директора, директора, президента і т.п.) компанії. Прізвище, ініціали та посада керівника пишуться у верхній частині листа заяви, ближче до правого поля, в давальному відмінку.

Оскільки власного бланка для листів у працівників немає, то інформацію про автора заяви доводиться вносити сюди ж. Слід повністю написати свої прізвище, ім'я, по батькові та структурний підрозділ. Якщо працівник знає свій табельний номер - добре, але це не обов'язкова інформація.

В цілому відомості про адресата і автора заяви укладаються в схему «кому від кого» (див. Приклад 3).

Під цією інформацією в центрі рядка пишеться назва структурного підрозділу - заява, потім з нового рядка викладається текст заяви - прохання або волевиявлення працівника. Завершує заяву особистий підпис працівника і дата складання документа.

Питання в тему

Як правильно писати слово «заява»?

Існують дві форми написання найменування виду документа: з великої літери без крапки на кінці (як в Прімері 3) і з малої літери з точкою на кінці.

На юридичну силу заяви форма написання цього слова ніяк не впливає. Другий варіант вважається застарілим, проте має повне право на існування.

Коли працівникові слід викласти прохання в заяві, а коли досить усного звернення до відділу кадрів?

Якщо Трудовий кодекс прямо говорить про «письмовій заяві працівника», то це питання не виникає. В інших випадках він регулюється або внутрішніми правилами організації, або доцільністю. Наприклад, своє прохання про внесення змін до документів у зв'язку зі зміною прізвища працівниці найкраще викласти письмово, незважаючи на те що ніяких спеціальних положень трудове законодавство з цього приводу не призводить. Такі зміни ініціюються наказом роботодавця, а власноручне заяву працівниці з додатком копії свідоцтва про шлюб стане підставою для видання наказу.

У великих організаціях, де на одного співробітника відділу кадрів доводиться по кілька десятків, а то і сотень людей, прохання працівника приймається у формі заяви тільки лише для того, щоб кадровик елементарно про неї не забув.

У невеликих компаніях, якщо ТК РФ не вимагає письмової заяви, можна обійтися і усній проханням або бесідою безпосередньо з керівником організації, який може дати доручення кадровому працівникові для вирішення питання.

  • Документообіг кадрових заяв. Працівникам відділу кадрів потрібні оригінальні екземпляри заяв працівників. Згодом, як уже говорилося, багато хто з них стануть підставами для наказів по особовому складу. Але і працівник має повне право стежити за долею своєї заяви і отримати від роботодавця підтвердження того, що документ їм прийнятий.

Важливо!

Реєструвати заяву працівника як вхідний документ не можна. Так часто роблять просто тому, що не знають, яким ще чином підтвердити його прийом.

Тим часом є два способи зареєструвати заяву коректно.

Підтвердженням того, що роботодавець прийняв заяву працівника, може виступити:

  • реєстрація заяви у спеціальній базі даних. Поміщати кадрове заяву в журнал реєстрації внутрішніх документів теж не рекомендується: цим дуже легко порушити законодавство про персональні дані. Секретарю найкраще завести спеціальний електронний журнал реєстрації для кадрових заяв, службових і пояснювальних записок і подібних до них документів.

Реєстраційний номер заяви проставляється на його копії. Копія разом з номером вручається працівникові. Якщо працівник прийшов з двома екземплярами заяв, перш ніж проставити номер, секретар повинен порівняти їх (переконатися в ідентичності);

  • запис про прийом заяви, зроблена секретарем на копії. Якщо журналу реєстрації немає, а працівник наполягає на підтвердженні прийому, секретар може зробити на копії заяви наступний запис:

Прийнято 17 вересня 2015 р Секретар Малигіна Малигіна А.В.

У записі вказується:

  • факт прийняття документа;
  • дата (обов'язково!);
  • посаду, особистий підпис і розшифровка підпису прийняв працівника.

Заява працівника передається безпосередньо керівнику організації, який розглядає спір і надає резолюцію, наприклад:

У відділ кадрів. Підготувати наказ.

Давидов 17.09.2015

резюме

  1. Заява - документ, форма і правила документообігу якого залежать від його адресата і одержувача.
  2. Візовий збір-заява покликана висловити позицію організації-відправника щодо спірного питання.
  3. Заява, прислане в організацію фізичною особою, рекомендується обробляти відповідно до Федерального закону № 59-ФЗ.
  4. Заяви в кадровому діловодстві є письмовим волевиявленням працівника і часто служать підставами для видання наказів по особовому складу.

[1] Див .: Федеральний закон від 07.05.2013 № 80-ФЗ «Про внесення змін до статті 5.59 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення та статті 1 і 2 Федерального закону" Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації "».

2 Абзац третій ст. 4 Федерального закону № 59-ФЗ.

Е.Н. Кожанова, фахівець з ДОУ і кадрового діловодства

Який вид письма вибрати?
Коли працівникові слід викласти прохання в заяві, а коли досить усного звернення до відділу кадрів?