Закон про архівну справу, зміни термінів зберігання документів

1. Закон про архівну справу: передісторія
2. мета законопроекту
3. Пропозиції про внесення зміни
4. Недоліки висунутих пропозицій
5. Зміни в Законі про архівну справу
6. Протиріччя змін в законі про архівну справу

У законопроекті було висунуто пропозицію, що стосується скорочення термінів, виділених на тимчасове зберігання документів установ культури по особовому складу

У березні поточного року в архівній справі Російської Федерації відбулися деякі зміни, які були затверджені який набрав чинності Законом №43-ФЗ.

Даним законом встановлено, що втрата документів з особового складу тягне за собою адміністративну відповідальність, оскільки на сьогоднішній день це є досить вагомим порушенням трудового законодавства.

Така постановка питання стривожила не тільки співробітників архівних організацій, але і кадровиків.

Закон про архівну справу: передісторія

Проект Закону про зміни в архівній справі почав розглядатися ще в 2014 році. У пояснювальній записці була зазначена мета підготовки законопроекту.

мета законопроекту

Оптимізація і скорочення фізичних обсягів відомчого зберігання архівних документів з особового складу.

До таких віднесено:

• бухгалтерські особові рахунки;
• накази;
• особисті справи співробітників установи.

Пропозиції про внесення зміни

У законопроекті було висунуто пропозицію, що стосується скорочення термінів, виділених на тимчасове зберігання документів установ культури по особовому складу. В першу чергу це стосувалося тих документів, які були створені після реєстрації громадянина як застрахованої особи. Терміни зберігання пропонувалося скоротити з 75 років до 20. За розрахунками це дозволило б заощадити більше трьох мільярдів рублів за один рік.

Однак в ході роботи над законопроектом фахівцями були виділені деякі його недоліки, в результаті яких значно знижувався ефект від економії.

Недоліки висунутих пропозицій

Серед таких недоліків були відзначені наступні:

• протиріччя пропонованих термінів зберігання з тим Переліком управлінських документів , Який є чинним;
• розмитість поняття «документи з особового складу»;
• заплутаність і інші.

протиріччя термінів зберігання документів з особового складу , Запропонованих в законопроекті, з чинним Переліком полягають в тому, що в Переліку присутні документи з особового складу з зазначеними термінами не тільки тимчасового зберігання, але і постійного. Фахівці зазначили, що висунута ініціатива скорочення термінів сприяє порушенню прав громадян на отримання інформації.

Оскільки термін, зазначений в законопроекті, не зовсім відповідає сучасним вимогам, було внесено пропозицію збільшити його до 50 років.

Зміни в Законі про архівну справу

1. В Кодексі про адміністративні порушення РФ встановлено накладення штрафу адміністративного характеру за допущення певних порушень при зберіганні, комплектуванні, обліку та використання документів, які знаходяться в архівах.

За дані порушення накладаються такі штрафи:

1. на громадян

від 100 до 300 рублів

1. На посадових осіб

від 300 до 500 рублів

Також адміністративна відповідальність може бути наслідком відсутності документом по особовому складу, виявленим в ході здійснення перевірки органами трудової інспекції.

В результаті допущення подібних порушень може бути винесено попередження або накладено штраф. Якщо норми трудового законодавства або інших нормативних приписів були порушені посадовою особою, то розміри штрафу можуть досягати від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів.

У разі, якщо порушення допускається підприємцями - фізичними особами, то на них накладається точно такий штраф, як і на посадових осіб. Розміри штрафу юридичної особи в даному випадку можуть становити від 30 тисяч до 50 тисяч рублів.

На підставі вищезазначених положень законодавства, новим законом були закріплені зміни про виключення з четвертого пункту підпункту «Б» статті 22 слова «документів з особового складу».

1. Також Закон «Про архівну справу» було доповнено статтею 22.1, в якій визначені терміни зберігання таких документів по особовому складу:

Створених до 2003 року створених до 2003 року і які перебувають на зберіганні державних і муніципальних органах, а також в організаціях, які виступають в якості джерел комплектування архівів, то в цьому випадку термін зберігання досягає 75 років від дня створення. Створених, починаючи з 2003 року 50 років створених у зв'язку з проходженням громадянами держслужби, що не є державною цивільною службою

Як правило, терміни зберігання документів з особового складу залежать від того, в яких саме організаціях вони зберігаються.

• Терміни зберігання справ з особового складу в державних і муніципальних органах, які приймають на зберігання подібні документи, які були ліквідовані органів і недержавних організацій, складають 75 років з дати надходження і до закінчення цього терміну.
• Для справ періоду 2003 року і після нього даний термін складає 50 років.
• Що стосується інших організацій, то в них документи зберігаються як мінімум 75 і 50 років відповідно з дня створення.

Протиріччя змін в законі про архівну справу

На перший погляд, встановлені Законом «Про архівну справу» норми, досить прості. Однак можливості їх реалізації потребують вирішення величезної кількості питань.

1. Перш за все виникають питання з приводу виділення документів громадян, що проходять державну службу, яка не є державною цивільною службою.

Варто відзначити, що дана категорія громадян не входить в число найбільш потребують захисту. І крім того, кадрові служби ніколи не відчували особливих проблем з визначенням документів з особового складу цієї категорії працівників.

1. Наступне питання стосується обов'язкового проходження документами з особового складу після закінчення терміну їх зберігання експертизи цінності. Винятком в даному випадку є тільки ті документи, які були створені в період з 2003 року, і знаходяться на зберіганні в організаціях, які не беруть участь в комплектуванні державних і муніципальних архівів.
2. Викликає деякі складності і те, що на сьогодні початком терміну зберігання документів є не рік звільнення працівника і не перше січня року, наступного за роком закінчення діловодства документів, а саме день їх створення. Введення даної зміни створює додаткові обов'язки для працівників відділів кадрів, оскільки тепер вони зобов'язані постійно контролювати дати створення документів в особистих справах.
3. Але більш за все турбує той факт, що в статті 22.1 нового Закону нічого не згадується про зберігання документів з особового складу менше 50 років. І це незважаючи на те, що Перелік типових управлінських архівних документів, які створюються державними та місцевими органами управління та організаціям, включає в себе документи з термінами зберігання до десяти років.