Закриваємо блок записів у трудовій книжці при звільненні працівника

1. Хто підпише? підписує роботодавець
2. делегуємо повноваження
3. Тимчасове заміщення відповідального
4. Як повинна виглядати ваша підпис?
5. Підпис індивідуального підприємця
6. Увага на підпис працівника!
7. Розшифровувати чи ні?
8. З посадою або без?
9. Місце для підписів і печатки
10. Яка печатка?
11. * * *

Хто підпише?

підписує роботодавець

Трудові відносини з працівником закінчуються виданням наказу про звільнення і внесенням про це запису в трудову книжку. Саму запис про звільнення зробити досить просто, адже в Інструкції щодо заповнення трудових книжок 1 (Далі - Інструкція) є зразки формулювань, що стосуються майже всіх найбільш поширених підстав припинення (розірвання) трудового договору.

Отже, запис про звільнення внесена. Тепер працівник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен «закрити», запевнити всі записи, внесені до трудової книжки даними роботодавцем. Як це зробити? Відповідь на це питання можна знайти в Правилах ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців 2 (Далі - Правила). Згідно п. 10 Правил при звільненні працівника (припинення трудового договору) всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою організації (кадрової служби) і підписом самого працівника .

На перший погляд, дана норма містить гранично ясні розпорядження. Незважаючи на це на практиці фахівці зустрічаються з деякими труднощами. Перш за все постає питання: хто саме з посадових осіб організації повинен підписуватися в цьому випадку за роботодавця? Згідно п. 45 Правил відповідальність за роботу з трудовою книжкою (ведення, зберігання, облік, видача тощо) несе роботодавець. Але роботодавцем для працівника є юридична особа або індивідуальний підприємець (інші роботодавці - фізичні особи трудові книжки на своїх працівників не ведуть). З індивідуальним підприємцем все ясно - він сам може вносити записи до трудової книжки. А якщо роботодавець - юридична особа? У цьому випадку за все відповідає керівник (тобто одноосібний виконавчий орган). Він може називатися директором, генеральним директором і навіть президентом. Суть від цього не змінюється - вся повнота відповідальності лежить саме на ньому як на представника роботодавця. Значить, запевнити записи при звільненні може сам керівник.

делегуємо повноваження

Однак рідкісний керівник особисто займається трудовими книжками (може бути, за винятком керівників підприємств малого бізнесу). Найчастіше відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця. Це може бути кадровик, бухгалтер або секретар, на якого поклали додаткові обов'язки з ведення трудових книжок в рамках кадрового діловодства. Зверніть увагу, що простого згадки про ці обов'язки в трудовому договорі або посадовій інструкції недостатньо. Щоразу, коли призначають відповідального за трудові книжки працівника потрібно видавати відповідний наказ (див. Приклад 1).

приклад 1

Індивідуальний підприємець також може призначити відповідальним за роботу з трудовими книжками будь-якого зі своїх працівників, як найчастіше і відбувається на практиці.

Тимчасове заміщення відповідального

Іноді буває, що призначений відповідальним за цю роботу співробітник (в нашому прикладі це секретар) йде на «лікарняний», відповідно, не може оформити трудову книжку працівнику, який звільняється. Як вчинити в цьому випадку? Найкраще, якщо керівник самостійно оформить трудову книжку працівникові. Якщо керівник з якихось причин не бажає або не може цього зробити, то йому слід видати наказ такого змісту (див. Приклад 2).

приклад 2

Таким чином, закривати блок записів до трудової книжки повинна підпис спеціально уповноваженої особи. Якщо такою особою є ви, то у вас може виникнути ще ряд питань щодо способу її оформлення.

Як повинна виглядати ваша підпис?

Нормативно-правові акти (Правила, Інструкція) не містять ніяких вказівок на цей рахунок і не наводять жодних зразків. На практиці прийнято здійснювати підпис наступним чином:

приклад 3

Іноді в розшифровці підпису не вказуються ініціали, а пишеться тільки прізвище посадової особи. Звичайно, це є недоліком, хоча він і не носить принципового характеру. Ймовірно, багато кадровики орієнтуються на титульний лист трудової книжки, де прийнято рукописно відтворювати прізвище особи, що оформила трудову книжку. Дійсно, в правому нижньому кутку титульного аркуша трудової книжки зазначено:

«Підпис особи,

відповідального за ведення трудових книжок

____________________________________ »

(Розбірливо)

Відповідно до встановленої практики туди вписують прізвище без вказівки ініціалів. Однак відтворення прізвища «розбірливо» не є підписом в дійсному її розумінні.

Згідно з пунктом 3.22 ГОСТу Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »до складу реквізиту« підпис »входять:

• найменування посади особи, яка підписала документ;

• особистий підпис;

• розшифровка підпису (ініціали, прізвище) (див. Приклад 4).

приклад 4

Звичайно, більш доречно було б вказувати на титульному аркуші трудової книжки наступне формулювання:

«Прізвище особи,
відповідального за ведення трудових книжок
____________________________________ »
(Розбірливо)

Але форма трудової книжки затверджено саме в такому вигляді, а не в іншому, тому початківцям діловода доводиться розбиратися, яким чином вносити «підпис розбірливо».

Отже, ми з'ясували, що собою являє реквізит «підпис». Крім вказівки на посаду, він включає в себе особистий підпис у вигляді власноручного розчерку і її розшифровку із зазначенням прізвища та ініціалів 3 .

Звичайно, Правила та Інструкція прямо не вказують на необхідність керуватися ГОСТом при роботі з трудовою книжкою, і сама трудова книжка, строго кажучи, не відноситься до організаційно-розпорядчої документації 4 . Однак цілком допустимо керуватися зазначеним стандартом, оскільки це не суперечить загальному порядку ведення та заповнення трудових книжок і відповідає усталеній практиці.

Підпис індивідуального підприємця

Зміни, внесені в Трудовий кодекс РФ Федеральним законом № 90-ФЗ, зобов'язали роботодавця - індивідуального підприємця вести трудові книжки на своїх працівників (ст. 66 ТК РФ). Тому п. 35 Правил тепер також стосується і «індивідуалів».

Якщо індивідуальний підприємець призначив особу, відповідальну за ведення трудових книжок, то проблем із запевненням записів з боку роботодавця не виникає. Секретар, бухгалтер або інспектор з кадрів внесе до трудової книжки свій підпис як зазвичай.

А як оформляти реквізит «підпис», якщо ведення трудової книжки індивідуальний підприємець здійснює самостійно? Як відомо, найменування «індивідуальний підприємець» не є найменуванням посади. Але реквізит «підпис» не може бути неповним, тому допустима підпис в такому вигляді:

приклад 5

Чи можна скоротити найменування «індивідуальний підприємець» до абревіатури «ІП»? З одного боку, нормативні акти вимагають, щоб у трудовій книжці не було ніяких скорочень. З іншого боку, на думку автора, перевіряючі не будуть штрафувати, навіть якщо в складі цього реквізиту буде подібне скорочення, оскільки ні Правила, ні Інструкція поки (до внесення в них змін і доповнень, які б привели їх у відповідність з новими положеннями Трудового кодексу РФ щодо індивідуальних підприємців) не містять ніяких пояснень з цього приводу.

Виходом може бути також таке оформлення:

приклад 6

Звичайно, це не зовсім відповідає складу реквізиту «підпис», встановленому ГОСТом Р 6.30-2003, але слід взяти до уваги, що у індивідуального підприємця немає посади взагалі. Крім того, в п. 35 Правил зазначено наступне: «... всі записи, внесені в його трудову книжку за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок ...».

Всі ці питання будуть зняті, якщо індивідуальний підприємець призначить своїм наказом спеціально уповноважена особа, відповідальна за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок
(П. 45 Правил).

Увага на підпис працівника!

З записами ознайомлений?

Після підпису особи, відповідальної за ведення трудових книжок, необхідно, щоб свій підпис поставив працівник 5 . Тут творчість наших колег воістину не знає меж. Найчастіше працівник ставить свій підпис під чуйним керівництвом секретаря (кадровика або бухгалтера), та в підсумку може з'явитися підпис такого вигляду:

приклад 7

Про відсутність ініціалів в розшифровці підпису вже було сказано раніше, це є недоліком.

Другий недолік - наявність не передбаченої жодним нормативно-правовим актом формулювання «з записами ознайомлений». Звідки вона з'являється в трудових книжках працівників? Як пояснюють деякі практики на підприємствах, приклад такого запису був узятий ними на озброєння у досвідченого колеги або з якогось довідково-практичного посібника, статті тощо Деякі при цьому посилаються на п. 35 Правил, де закріплено, що «всі записи ... завіряються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою ... і підписом самого працівника». На їхню думку, запевнення повинно виглядати саме таким чином.

Однак якщо уважно прочитати п. 35 Правил, то виявиться, що запевнення має в рівній мірі проводитися і з боку роботодавця, і з боку працівника. Тоді чому ж, наприклад, кадровик не пише: «Записи вірні. Інспектор з кадрів А.А. Самойлова »?

Справа в тому, що кадрові працівники і бухгалтери, на відміну від фахівців з діловодства, в даному випадку не зовсім вірно розуміють слово «запевнення». Словосполучення «завіряється підписом» слід розуміти буквально, дослівно. «Засвідчити підписом» означає всього лише відтворення підпису на відповідному документі.

Розшифровувати чи ні?

Ще одна поширена помилка полягає в тому, що після підпису відповідального за ведення трудових книжок (або взагалі поруч з нею) з'являється абсолютно незрозуміло чия особистий підпис без будь-якого розшифрування.

приклад 8

Справа в тому, що деякі фахівці вважають достатнім замість повного реквізиту «підпис» внести лише його частина у вигляді особистого підпису. На їхню думку, підпис і особистий підпис - речі тотожні. Природно, це не так.

Особистий підпис без розшифровки втрачає сенс, оскільки не дозволяє персоніфікувати особу, яка її справило. Іноді буває навіть важко зрозуміти, що якийсь графічний символ, написаний від руки, є чиєюсь особистим підписом, так як у деяких людей бувають вельми своєрідні розчерки, що представляють собою підпис, наприклад, такі: . Особливо оригінальними бувають підписи працівників з інших країн, де писемність досить сильно відрізняється від тієї, до якої звикли ми.

З цих причин розшифровка потрібна обов'язково. Однак і тут знаходяться заперечення.

Вважається, що розшифровка підпису (особистого підпису) працівника при закритті блоку записів не потрібна, так як працівник підписувався на титульному аркуші трудової книжки і завжди є можливість звірити одну особистий підпис з іншого. На перший погляд це здається обґрунтованим. Але уявімо, що працівник, який звільняється - жінка, яка вийшла заміж і змінила прізвище. На титульний лист трудової книжки були внесені відповідні зміни. Наприклад, працівниця носила прізвище Волкова, а за чоловіком стала Зайцевої. На цій підставі за всіма правилами колишнє прізвище «Волкова» була акуратно закреслена, а нове прізвище «Зайцева» - внесена замість старої. Однак на титульному аркуші трудової книжки ця працівниця не проставляється інший підпису, що відповідає її нового прізвища, адже це не передбачено правилами. Знову виходить, що підпис без розшифровки, що завіряє блок записів при звільненні, є «нічийною».

З посадою або без?

Ще один варіант, коли підпис працівника відбувається не зовсім за правилами: присутній особистий підпис, присутній розшифровка, але немає вказівки на посаду працівника, наприклад, « І.І. Іванов ».

Але відсутність вказівки на посаду робить реквізит «підпис» неповним. Крім того, підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і підпис працівника, який звільняється повинні проводитися за однаковими правилами, оскільки п. 35 Правил робить між ними різниці. Так, підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок, просто немислима без вказівки на посаду (див. Приклад 3). Тоді чому така вказівка ​​ігнорується, коли підпис проставляє працівник? На думку автора, усі підписи повинні відтворюватися за аналогічними правилами.

Іноді наводиться досить незвичайний аргумент проти вказівки посади в підпису працівника в трудовій книжці. Вважається, що працівник, який звільняється - вже «відрізана скиба», тобто працівником тепер не є, а тому і не треба вказувати його посаду, оскільки такий у нього немає.

Але такий аргумент суперечить нормам Трудового кодексу РФ. Згідно ст. 84.1 ТК РФ днем ​​звільнення (вдень припинення трудового договору) є останній день роботи. У цей день і повинен бути внесений запис про звільнення (п. 10 Правил), а також видано трудову книжку на руки працівникові. Цей день вказується в табелі обліку робочого часу як відпрацьований. Тобто в останній день роботи людина ще працює за обумовленою трудовим договором трудової функції, а значить, виконує роботу за посадою відповідно до штатного розкладу (ст. 15 ТК РФ). Таким чином, посаду у звільняти працівника нікуди не поділася.

Всі ці аргументи свідчать про необхідність вказівки на посаду в підпису працівника.

У той же час є один нюанс. Уявімо, що звільняється співробітник займав посаду юрисконсульта. Його підпис буде виглядати так:

приклад 9

А тепер уявімо, що звільняється інженер автоматизованих систем управління технологічними процесами відділу технічного забезпечення (саме так виглядає ця назва згідно зі штатним розкладом, трудовим договором з працівником і записи про прийом в трудовій книжці). Відтворення подібних назв посад може зайняти півсторінки в трудовій книжці (в залежності від почерку працівника). Зрозуміло, що це може бути вкрай незручно. Інша цікава ситуація може виникнути, коли веденням трудових книжок займається, наприклад, інспектор з кадрів, а звільняється співробітник має аналогічну посаду. Як бути в цих випадках? На думку автора, можна замінити найменування посади на слово «працівник»:

приклад 10

Справа в тому, що пункт 35 Правил говорить про те, що «всі записи ... завіряються ... і підписом самого працівника». При цьому і ГОСТ Р 6.30-2003 формально буде дотриманий, і обидві підпису (того, хто вносить записи до трудової книжки, і працівника, який звільняється) будуть виконані одноманітно.

Автор радить роботодавцям не захоплюватися довгими і «барвистими» назвами посад. Це не завжди зручно для кадрового діловодства, і до того ж можуть виникнути проблеми з кадровими перестановками 6 .

Місце для підписів і печатки

Прийнято, щоб підписи відповідального за ведення трудових книжок і працівника розташовувалися в графі 3 одна під одним, без пропуску рядків.

Як уже згадувалося, іноді особистий підпис працівника, який звільняється стоїть на одному рядку з підписом секретаря або інспектора з кадрів. Це абсолютно неприпустимо. По-перше, може скластися враження, що друга підпис зроблений ще раз секретарем (або інспектором з кадрів), особливо якщо його «справжня» підпис закрита (прихована) повністю відбитком печатки. По-друге, якщо ці два підписи зроблені за всіма правилами, то вони ніяк не можуть вміститися на одному рядку. По-третє, п. 35 Правил встановлює послідовність здійснення підписів - спочатку підпис відповідальної особи, потім - працівника.

Строго кажучи, після того як відповідальна особа справило свій підпис, воно повинно відразу проставити печатку. Але на практиці друк часто ставиться після вчинення підпису працівником. Ймовірно, це робиться для того, щоб найбільш оптимально розмістити відбиток печатки.

За сформованому на практике правилами відбіток печатки не винних приховуватися особістом підписів, а такоже важлівіх реквізітів документа або сам текст. Друк винна немного захоплюваті лишь найменування посади. Але трудова книжка має невеликий формат (за розміром трудова книжка така ж, як загальногромадянський паспорт), і вдало розмістити відбиток печатки не завжди представляється можливим. Деякі ставлять печатку справа, і потім вона заважає прочитати реквізити наказу про звільнення. Цілком можливо, при оформленні пенсії працівники Пенсійного фонду Росії вимагатимуть для підтвердження даного періоду трудового стажу архівну довідку, що буває досить важко з часом. Також не можна, щоб відбиток печатки приховував дату звільнення, адже дата звільнення, що вказується в графі 2, є дуже важливою для підрахунку стажу.

Автор радить не боятися ставити печатку так, щоб вона займала нижні порожні рядки. Це цілком допустимо. Наступна організація відкриє свій блок записів, пропустивши рядки, зайняті печаткою попередньої організації. Ці рядки не є порожніми, як невірно вважають деякі фахівці. Вони зайняті передбаченим реквізитом, нехай навіть цей реквізит не займає ці рядки по всій їх ширині.

Яка печатка?

Згідно з нормативними документами в трудовій книжці може проставлятися як друк самої організації, так і печатка відділу кадрів.

Друк відділу кадрів не є обов'язковою, найчастіше роботодавці обходяться тільки однієї печаткою на всі випадки. При цьому якщо печатка відділу кадрів все ж є, слід мати на увазі, що проставляється вона тільки на підписи кадровика. Якщо в силу якихось причин запис про звільнення оформляє сам керівник (наприклад, при відсутності на роботі інспектора з кадрів), то його підпис може бути завірена виключно печаткою організації. При цьому зворотна ситуація (печатка організації проставлена ​​на підпис кадровика) абсолютно правомірною навіть в тому випадку, якщо в організації є печатка відділу кадрів.

Якщо ж в організації відділу кадрів немає, то замовляти друк для відділу кадрів абсолютно недоцільно. Багато хто використовує в таких випадках друку, на яких написано «для документів» або «для кадрових документів». Однак Правила та Інструкція вказують саме на друк відділу кадрів (тобто друк відповідного структурного підрозділу), а не на якусь іншу просту друк. Тобто використовувати печатку «для документів» або «для кадрових документів» в трудовій книжці некоректно. Втім, перевіряючі дуже рідко звертають на це увагу. Але якщо строго слідувати зазначеним нормативно-правовим актам, секретар повинен завіряти свій підпис в трудовій книжці тільки печаткою організації.

Отже, запис про звільнення внесена і завірена підписом і печаткою та вручена працівникові на руки. При цьому потрібно не забути дати працівникові на підпис особову картку за формою Т-2 і Книгу обліку руху трудових книжок. Після цього співпраця з працівником можна вважати закінченим.

* * *

Таким чином, процедура оформлення трудової книжки при звільненні працівника вимагає граничної уважності і знання окремих нюансів, про які не згадується ні в Правилах, ні в Інструкції. Безперечно, деякі з цих нюансів мають лише формальний характер, і невеликі помилки не спричинять адміністративного покарання у вигляді штрафу (хоча вони можуть бути відзначені в акті перевірки трудової інспекції). Але треба пам'ятати, записи в трудовій книжці демонструють іншим організаціям, наскільки серйозно і відповідально підходить роботодавець до порядку кадрового діловодства і до свого персоналу. Крім того, в нашій країні ніколи не знаєш, чим обернеться чергова реформа і чим будуть чреваті незначні на сьогоднішній день помилки. Ну і, напевно, найголовніше - це професійна гордість фахівця, яка не повинна дозволити нехтувати навіть найменшими правилами в своїй професійній сфері.

Змінилися правила ведення трудових книжок? Так!

Раніше все було просто. Нову трудову книжку ми заводили тільки працівнику, який влаштовувався на своє перше місце роботи. Якщо ж колишня трудова книжка була загублена або пошкоджена, замість неї видавався дублікат. Тепер же в обох випадках ми повинні оформити нову трудову книжку! Які можливості для недобросовісних працівників відкривають нові положення Трудового кодексу? Всі подробиці в статті «Замість дубліката видаємо нову трудову книжку», опублікованій в серпневому номері журналу «Діловодство і документообіг на підприємстві» за 2007 рік.

1 Затверджена постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69.

2 Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225.

3 Слід звернути увагу на те, що записи в трудовій книжці виробляються без будь-яких скорочень. У той же час ініціали в реквізиті «підпис» не є в цьому сенсі скороченням, тому писати повністю ім'я та по батькові необов'язково.

4 При цьому прибутково-видаткова книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів згадується в Класифікація управлінської документації і підпадає під дію ГОСТу Р 6.30-2003. Також входить в цей класифікатор такий документ, як книжка чабана (гуртоправа, табунника і ін.).

5 Зауважимо, що підпис працівника знімається в трудову книжку, якщо він безпосередньо був присутній при оформленні звільнення в останній день роботи. Винятки з цього правила становлять випадки, коли працівник відсутній на роботі в цей день або по яких-небудь причин відмовляється поставити свій підпис в трудову книжку (п. 39 Правил).

6 Наприклад, якщо структурний підрозділ зазначено в трудовому договорі разом з найменуванням посади, «пересунути» працівника в інший відділ (цех) на ту ж саму посаду можна лише в порядку переведення, а не більш зручного в цьому випадку переміщення.