Зберігання банківських документів

1. Види банківських документів
2. Поточне зберігання банківських документів
3. Рекомендації зі зберігання
4. По закінченню терміну використання
5. Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

Банківські документи в організації є частиною бухгалтерських документів, які відображають і підтверджують її фінансові операції.

Види банківських документів

За своїм змістом їх можна розділити на:
• касові, які фіксують операції по прийняттю і видачі готівки (касові ордери, оголошення на внесення);
• меморіальні, такі як платіжні вимоги, платіжні доручення;
• позабалансові - прибуткові та видаткові позабалансові ордери на прийняття і видачу цінностей з каси і сховища.

Ці документи мають особливу важливість при перевірках, а також в разі виникнення суперечок і розбіжностей, аж до закладу судової справи. Тому до зберігання банківських документів необхідно підійти найбільш серйозно.

Поточне зберігання банківських документів

Перш за все потрібно правильно організувати поточне зберігання банківських документів. Рекомендується підшивати їх у великі тверді папки в хронологічному порядку окремо для кожного банку і розрахункового рахунку.

Рекомендації зі зберігання

• Касові журнали брошуруються по місяцях, а меморіальні документи підшиваються кожен робочий день.
• Найголовніше в зберіганні - можливість швидко знайти потрібний документ і надати на вимогу.
• Зберігати документи потрібно до остаточного завершення перевірки або вирішення спірних ситуацій за ним, навіть якщо термін їх зберігання вже закінчився.
• Документи можуть також зберігатися і в електронному вигляді, але з тим же умовою: швидкий доступ до них і дотримання необхідного терміну зберігання.

Доступ до документів

Доступ до сховища банківських документів повинен бути строго обмежений. Найчастіше вони зберігаються в бухгалтерії і видаються на перевірку під чітким контролем відповідального бухгалтера.

По закінченню терміну використання

По закінченню терміну використання банківські документи здаються в на зберігання в архів організації або передається на Позаофісне зберігання. Вимоги до процесу передачі в архів такі ж, як і для інших документів: експертиза цінності, брошюровка в справи за строками зберігання та складання опису. В архіві справи зберігаються відповідно до покладених термінами і знищуються по його закінченню, якщо з ними не пов'язано незакритих справ і спірних ситуацій.

Виникли питання? Дізнавайтеся по телефону +7 (495) 920-82-91

або надішліть запит на [email protected]