Знищення документів з простроченим терміном зберігання: способи, правила, акти

1. Основні способи знищення документів
2. механічне подрібнення
3. спалювання
4. закопування
5. мобільний шредер
6. Процес утилізації конфіденційних і секретних документів
7. Переваги співпраці з компаніями по утилізації
8. Особливості знищення бухгалтерської документації
9. Вартість послуг по знищенню документів

Чинним законодавством Російської Федерації передбачено обов'язкове знищення документів із закінченим терміном зберігання. Дана процедура проводиться в усіх організаціях з метою звільнення простору і впорядкування архіву.

Основні способи знищення документів

Документи можна просто так викидати на смітник, їх необхідно знищувати грамотно. Для цього існують кілька основних способів.

механічне подрібнення

Це найдешевший і популярний метод зі своїми перевагами. При ліквідації документів таким способом їх неможливо відновити, папір подрібнюється швидко, а самі апарати для знищення макулатури коштують порівняно дешево.

подрібнення документів

спалювання

Використовується для знищення великого обсягу документів, і є другим за популярністю. На даний момент його використовують набагато рідше, так як у методу є ряд недоліків:

• Спалювання документів може здійснюватися тільки на спеціальних базах, або інших обладнаних для цього майданчиках.
• Процедура небезпечна для екології, і цей факт визнається багатьма країнами світу. Тому велика кількість утилізованої таким способом паперу, неминуче завдасть шкоди навколишньому середовищу.
• Якщо спалювати документи не в спеціальних печах, то процес може пройти неякісно, ​​і деякі папери можуть вціліти.

закопування

Це самий ненадійний, але недорогий і простий варіант утилізації архівних документів. Назва говорить за себе - папір просто закопується в землю. Методом можуть скористатися невеликі організації або фізичні особи. У закапування є один, але істотний мінус - папір може бути викопана. Тому документи з важливою, секретною інформацією слід знищувати іншими методами.

мобільний шредер

Існують певні компанії, які допомагають організаціям позбутися документів. Користуватися такими послугами доцільно, якщо в офісі невеликої документообіг, і купувати шредер нерозумно.

Мобільний шредер нагадує сміттєвоз, в якому заставлено спеціальний пристрій для завантаження макулатури і подрібнювач паперу. Така машина може переробити 2 тонни паперу за 1 годину.

Шредірованіе документів

Процес утилізації конфіденційних і секретних документів

Коли мова йде про конфіденційних паперах, простими способами знищення документів не обійтися. Секретні папери з терміном зберігання утилізуються дорогим і надійним методом - хімічною обробкою.

Ступеня секретності знищення документів

Принцип дії такої обробки полягає в тому, що папір перетворюється в однорідну масу за допомогою звичайної води і хімічних засобів. Щоб знищення документів пройшло успішно, хімічну обробку застосовують як доповнення, вже після подрібнення шредером.

Метод по кишені далеко не всім, і скористатися ним можуть тільки великі організації або державні установи. Справа в тому, що отриманий склад в обов'язковому порядку перевозиться на полігон ТПВ, і саме цей фактор робить процедуру такою дорогою. Якщо потрібно надійне знищення конфіденційних паперів без можливості відновлення, то компанії вибирають саме хімічну обробку.

Переваги співпраці з компаніями по утилізації

Ліквідація документів - досить трудомісткий процес, який займає багато часу. Вигідніше працювати зі спеціалізованими службами, так як вони в короткі терміни допоможуть розчистити приміщення.

Головна перевага організацій полягає в тому, що вони займаються знищенням документів на будь-яких носіях. утилізуються:

• пластикові картки;
• застарілі бухгалтерські звіти;
• газети і журнали;
• документи з конфіденційною інформацією;
• книги в будь-якому палітурці, і ін.

При фізичної ліквідації між сторонами укладається договір, в якому прописані всі обов'язки і умови про нерозголошення, в іншому випадку співробітники будуть притягнуті до відповідальності. Зазвичай компанії дорожать своєю репутацією, тому можна бути впевненим, що утилізація архівних документів пройде без неприємних нюансів. Під час знищення до машини (або в цех) не допускаються треті особи, а процес протікає з дотриманням всіх правил безпеки.

Замовник має повне право бути особисто присутнім при знищенні, а також вимагати фото і відео даного процесу.

Особливості знищення бухгалтерської документації

Знищення документів неозможно без проведення експертизи

Бухгалтерська звітність ретельно контролюється законодавством, а різні фінансові звіти привертають особливу увагу податкових органів. Самовільно займатися знищенням документів категорично забороняється, так само, як і здійснювати спроби по їх приховування.

Всі звітні документи і фінансові укладення повинні бути заархівовані та збережені протягом 5 років. Але існують деякі види звітностей, на які державні органи накладають додатковий час зберігання. Якщо ці умови не будуть дотримані, і папери будуть знищені, то відповідальним за це буде керівник фірми.

Вищеописана інформація відноситься тільки до тих організацій, які протягом всього часу здійснення своєї діяльності не несли збитки. Якщо фінансові втрати все ж були присутні, і їх розподіляли на наступні періоди, то всі підтверджуючі паперу повинні бути збережені. Не можна проводити знищення документів до тих пір, поки не вийде термін розподілу. Після цього можна ліквідувати паперу звичайними способами.

Акт про знищення документів (зразок)

Проводити процедуру необхідно з дотриманням всіх правил, з обов'язковим складанням акта. Якщо документи будуть сформовані невірно, то може бути накладено стягнення за грубе порушення термінів зберігання.

Якщо юридична особа не в змозі утримувати окрему архівну службу, йому слід найняти відповідальних співробітників. В їх обов'язки повинна входити перевірка справжності, постійний контроль зберігання паперів і своєчасна ліквідація документів із закінченим терміном придатності.

Вартість послуг по знищенню документів

Вартість послуг, що надаються у кожної компанії різна, але можна провести порівняльний аналіз цін по великих містах Росії:

Місто Середня ціна Москва Вартість знищення документів - від 15 руб. / Кг Санкт-Петербург від 8-9 руб. / Кг Новосибірськ 10 руб. / Кг Єкатеринбург 8 руб. / Кг Уфа 5-6 руб. / Кг Казань 6 руб. / кг

У таблиці перераховані зразкові ціни по Росії за знищення чистого паперу. Утилізація банківських карт, жорстких дисків, ноутбуків обійдеться на порядок дорожче. Але у різних виконавців ціни відрізняються.

Вартість складається з декількох чинників, і в неї зазвичай входить:

вивіз документів

• подача вантажівки;
• робота вантажників по перенесенню документів;
• подрібнення макулатури в присутності замовника;
• вивезення перероблених відходів;
• складання акту та інших необхідних звітів.

Якщо немає можливості провести роботу на території замовника, то знищення відбувається в спеціально обладнаному цеху. У приміщенні в обов'язковому порядку присутній відеоспостереження, тому процес можна спостерігати в прямому ефірі або отримати результату на будь-якому носії.

Частина грошей можна повернути, продавши вторсировину сторонньої організації або компанії, яка надала послугу зі знищення макулатури. На перероблені паперу ціна менша. Відходи купуються від 5 руб. / Кг.

знищення документів

Незважаючи на те, що за послугу доведеться заплатити пристойну суму, скористатися нею найрозумніше, адже можна бути впевненим, що документи будуть знищені за всіма правилами і з дотриманням всіх нормативних вимог.

Відео по темі: Знищення документів