Зразок наказу про надання права підпису: як і в яких випадках складається документ

1. Коли без наказу не обійтися?
2. Кому передається право підпису?
3. Правила складання наказу на право підпису
4. приклад
5. Що в підсумку?

Зміст:

1. Коли без наказу не обійтися?
2. Кому передається право підпису?
3. Правила складання наказу на право підпису
4. приклад
5. Що в підсумку?

Керівнику фірми кожен день доводиться підписувати десятки різних паперів - накладні, акти виконаних робіт, інші первинні і фінансові документи ... Але і він не всюдисущий. Раптом чолі фірми терміново знадобиться кудись поїхати? Робота не повинна простоювати, а значить, паперу хтось повинен підписувати за нього. Керівнику потрібно лише видати наказ про надання права підпису будь-кому зі своїх співробітників.

Коли без наказу не обійтися?

У діловодстві є поняття першого та другого підпису. Правом першої за замовчуванням має керівник - він може впевнено ставити свій автограф на будь-яких документах. Право другого є у головного бухгалтера. Ситуація ускладнюється, якщо посади головбуха в фірмі просто немає - але ж на маленьких підприємствах часто так і буває. Виходить, що повноваження і першої, і другої черги переходять тільки до керівника. У таких випадках наказ про надання права підпису на первинних документах (і не тільки на них) обов'язково потрібно видати, щоб не вносити сум'яття в робочий процес.

• в фірму надходить дуже багато документів, і впоратися з цією купою одній людині нереально (це при тому, що у керівника є і важливіші справи);
• підприємство працює без вихідних, а співробітники виходять на роботу позмінно (тобто той же головбух може працювати з понеділка по п'ятницю, а хто буде займатися паперовою тяганиною в суботу та неділю?);
• і т.д.

Ніхто не змушує керівника делегувати право підпису на всіх мислимих документах. Але можна виділити ті, розписуватися на яких інші співробітники можуть без побоювання «накосячіть»:

• рахунки-фактури;
• аркуші касової книги;
• видаткові та прибуткові ордери;
• різні накладні;
• деякі договори (в першу чергу рутинно-побутові);
• довіреності.

Кому передається право підпису?

Передати право підпису можна тільки своєму співробітникові. Третім особам, які не мають відношення до фірми, делегувати завдання підписання документів не можна. Співробітника можна вибрати абсолютно будь-якого - хоч виконавчого директора, хоч тлумачного молодшого менеджера, згідного взяти на себе додаткові обов'язки і відповідальність.

У наказі можна встановити термін, протягом якого передане право буде діяти. Якщо ви відлучаєтеся на тиждень-другий (наприклад, вирішили нарешті влаштувати собі «відпустку»), то саме цей термін і буде доцільно вказати. Якщо ж ви хочете делегувати комусь всю бюрократичну рутину остаточно і безповоротно, пункт з термінами можна опустити.

Правила складання наказу на право підпису

В цілому такі акти оформляються так само, як накази по основній діяльності. Всі реквізити стандартні - найменування організації, дата складання та реєстраційний номер документа, його назва, підпис керівника.

Писати наказ на право підпису фінансових документів та інших актів потрібно на прийнятому для наказів по ОД бланку компанії. Пам'ятайте, що ви можете делегувати право першого та другого підпису як на групу актів в цілому (наприклад, на всю первинну документацію), так і на один вид документа (тільки на рахунки-фактури, накладні і т.п.).

Складається наказ з констатуючій і розпорядчої частин. У констатуючій частині потрібно коротко пояснити, для чого наказ видається (добре підійдуть фрази в дусі «з метою забезпечення своєчасного документообігу», «з метою своєчасної приймання товару»). Втім, якщо ви проігноруєте цю «вступну», нічого страшного не трапиться.

В розпорядчої же частині необхідно вказати:

• прізвище, ім'я, по батькові та посада особи (або осіб), які наділяються правом підпису;
• тип документів (або окремі їх види), які ця особа тепер може підписувати;
• при необхідності - термін, на який таке право надається.

Навіть якщо ви вказали, що співробітник може підписувати замість вас все фінансові (наприклад) документи, в додатку доведеться привести їх повний перелік. Ще одна обов'язкова програма - лист із зразками підписів керівника, головного бухгалтера (якщо він є в штаті) і ту людину, якій делегується право. У тексті самого наказу досить буде відсилання до цих програм, розписувати все прямо в розпорядчої частини не треба.

Запевнити складений акт має право тільки керівник.

приклад

Як же в підсумку буде виглядати наказ? Давайте уявимо, що вам потрібно дозволити своєму комерційному директору підписувати замість вас накладні. Ви завантажуєте зразок наказу і заповнюєте його приблизно так:

«З метою забезпечення своєчасного виписування накладних на подальшу поставку, НАКАЗУЮ:

1. З 10 серпня 2015 р надати право підписання накладних на паперовому носії, за керівника і головного бухгалтера - комерційному директору Іванову Івану Івановичу.
2. Юрисконсульта Петрової Марині Петрівні забезпечити оформлення та видачу довіреності на право підпису накладних особі, зазначеній в п. 1 цього наказу, терміном дії до 15 вересня 2015 р
3. Відповідальність за організацію своєчасного оформлення накладних покласти на головного бухгалтера Єгорову Олену Єгорівна.
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою ».

Що в підсумку?

Як бачимо, все елементарно. У невеликій фірмі достатньо наказу по найпростішій формі (на кшталт того, що наведено в прикладі). У більших компаніях можна розподілити окремо права першого та другого підпису. Це робиться на випадок, якщо раптом трапиться форс-мажор, терміново потрібно підписати який-небудь важливий акт, а ні керівника, ні співробітника з правом першого підпису не опиниться на місці.

Не забувайте, що головбух апріорі володіє «другочергова» правом, тобто писати наказ про надання права підпису головному бухгалтеру не обов'язково. Знову ж таки, цей наказ - не єдиний документ, що дозволяє працівнику розписуватися за кого-то зі своїх наділених більшою владою колег. Коло повноважень будь-якого співробітника (включаючи і можливість управлятися з «розписками») можна відразу визначити в його посадовій інструкції. Засвідчити передачу повноважень можуть і довіреність або наказ про призначення на посаду. Так що кожному з розпорядженням - свого часу і місце.