Журнал обліку робочого часу: хто веде і як заповнює?

1. Навіщо потрібен облік часу?
2. Хто веде і як заповнити?
3. Підведемо підсумки

Сучасний темп розвитку бізнесу змушує постійно стежити за зростанням продуктивності як власників стартапів, так і генеральних директорів всесвітньо відомих корпорацій. Розробляються нові підходи до ведення справ, зростають вимоги роботодавців на ринку праці, запрошуються фахівці, які оцінюють ефективність роботи співробітників - і всі ці заходи вживаються для того, щоб компанія виросла в очах споживачів і клієнтів, отримала прибуток і ресурси для подальшого розвитку.

У цій місії роботодавцю допомагає не що інше, як журнал обліку робочого часу. Цей документ призначений для позначення часу, яке співробітник відпрацював за фактом, а також фіксує прихід і відхід працівника з робочого місця, зазначає відомості про запізнення, прогули і затримках. Незважаючи на настільки великий функціонал, журнал обліку приходу і відходу співробітників виявляється корисний і в багатьох інших випадках, головне - знати, яким чином його потрібно вести і стежити за своєчасним заповненням. Розглянемо всі деталі даного питання в наступній статті.

Навіщо потрібен облік часу?

Згідно 91 статті Трудового Кодексу РФ, в обов'язки роботодавця входить ведення обліку часу, який відпрацював кожен співробітник. На основі даних, зафіксованих в журналі, може бути заповнений Табель обліку робочого часу. Крім того, журнал обліку робочого часу максимізує загальну ефективність роботи. Це пояснюється тим, що даний документ відразу видає недобросовісних співробітників, прогулюють і / або регулярно спізнюються на роботу без поважної причини.

Записи відзначають і відповідальних співробітників, що сприяє справедливому заохочення і, як наслідок, підвищує продуктивність. Як підсумок - стає очевидно, кого варто преміювати і підвищувати на посаді, а хто знижує темп роботи і повинен звернути увагу на власну дисципліну, щоб зберегти робоче місце.

У журнал обліку робочого часу, в його бланк вноситься і час догляду, і повернення співробітників з обідньої перерви, здійснюється контроль над наявністю працівників на своїх постах в робочий час, враховується час, відпрацьований службовцям за фактом, що особливо корисно для персоналу з погодинною оплатою, а також тривалість відпусток, декретів, хвороб, простоїв і т.п.

І, зрозуміло, в документі відзначаються прогули. Повертаючись до Трудового Кодексу РФ, звільнення працівника може відбутися після прогулу цілого робочого дня без поважних причин, або внаслідок відсутності співробітника, що триває більше 4 годин.

Про суммированном робочий час розповідається в монолозі експерта.

Хто веде і як заповнити?

З таким запитанням організація вирішує самостійно, грунтуючись при його вирішенні на своїй спеціальності і спрямованості власних дій. Роботодавець може взяти цю роботу на себе, а може вказати це як обов'язок співробітника, яка буде вказана в договорі при прийомі на роботу, посадової інструкції або спеціальним наказом. Якщо підлеглий ухилиться від того, щоб здійснювати ведення журналу обліку робочого часу, він понесе адміністративну відповідальність, яка призначається відповідними органами.

Журнал заповнюється гранично коротко: серед обов'язкових граф - порядковий номер запису, ПІБ співробітника, дата створення запису, час появи співробітника на робочому місці і залишення ним посади. Крім того, в окремій графі можна записати конкретне місце, куди пішов співробітник, а також загальна кількість часу, проведеного ним на робочому місці за конкретний відрізок часу. Останньою, обов'язковою, графою є підпис того, хто веде журнал.

Ведення журналу може здійснюватися трьома способами. По-перше, це традиційний щоденний облік, який застосовується, якщо робочий день нормований і регламентований одним і тим же кількістю годин щодня. Якщо перевага віддається цим шляхом, то заповнювати журнал потрібно кожен день, орієнтуючись на всіх співробітників, занесених в документ.

По-друге, існує облік щотижневий, актуальний в тому випадку, якщо службовець не працює кожен день одне і те ж кількість годин, але за тиждень відпрацьовує фіксовану в договорі норму. З назви стає ясно, що новий запис в журналі з'являється в кінці кожного робочого тижня.

Нарешті, по-третє, якщо у співробітника організації гнучкий графік, журнал ведеться у вигляді підсумованого обліку. Для компаній, цілодобово працюють на виробництво чого-небудь і / або спеціалізуються на виконанні специфічних видів робіт, такий спосіб обліку є найоптимальнішим рішенням.

Період часу, протягом якого з'являється новий запис, становить від місяця до року: така тривалість обумовлена ​​тим, що наявність понаднормового робочого часу, часто виникає при змінному графіку, лімітовано законом до 120 годин на рік. Таким чином, ведення підсумованого обліку допомагає багатьом роботодавцям уникнути порушення Трудового Кодексу РФ.

Журнал обліку робочого часу співробітників зразок скачати можна в цій же статті.

Підведемо підсумки

Журнал обліку робочого часу необхідний в умовах динамічно розвивається, який вимагає максимальної оптимізації управління та суворого відбору персоналу, що працює на благо спільної справи. Він не тільки демонструє рівень дисципліни співробітників, але і дозволяє заповнювати на його основі обов'язковий документ, заснований законом, а також уникнути перевищення норми робочого часу, зафіксованого в ТК РФ.

Користь цього документа не викликає сумнівів - адже навіть на щоденне заповнення у уповноваженого працівника не втече багато часу, а ось час задіяння службовця, безвідповідально ставиться до справи, скоротиться помітно.

Резюмуючи все вищесказане в статті, варто відзначити, що ведення журналу обліку робочого часу - особиста справа кожного роботодавця.

На відміну від Табеля обліку робочого часу, який призначений виключно для фіксації відпрацьованих годин, цей документ не є обов'язковим за законом. Але ведення справ він полегшує значно, покращуючи якість робочих ресурсів і суттєво заощаджуючи ваш час. Але ж час - гроші, чи не так?