Журнал обліку робочого часу: керівництво щодо заповнення

1. Що таке робочий час і навіщо потрібно вести його облік?
2. Що таке журнал обліку робочого часу і якими способами його можна вести?
3. 1) Журнал обліку робочого часу - важливий документ у кожної компанії
4. 2) Як краще вести журнал обліку робочого часу?
5. Особливості ведення журналу обліку робочого часу
6. Пункт №1. В якій формі в журналі потрібно вести облік робочого часу?
7. Пункт №2. Як правильно заповнювати журнал обліку робочого часу?

Журнал обліку робочого часу: 7 причин вести такий журнал + 3 типи обліку робочого часу + 2 способи ведення записів + 7 осередків, які повинні бути в книзі.

Трудове законодавство розроблено для того, щоб укласти відносини найманого працівника і роботодавця в рамки права.

Воно не дозволяє ні нанимающей стороні експлуатувати працівника, ні робочим сідати на голову своєму начальству.

Згідно з трудовим законодавством, всі організації повинні вести журнал обліку робочого часу, щоб виплата заробітної плати проводилась максимально чесно і неупереджено.

Існує ряд правил і вимог до ведення цього журналу, які відповідальне за дане завдання особа повинна знати і виконувати.

Що таке робочий час і навіщо потрібно вести його облік?

Будь-який роботодавець зацікавлений в тому, щоб платити своєму працівникові лише за той час, що він трудився. З цією метою в Трудовому кодексі і було розмежовано робочий час і неробочий (вихідні та святкові дні).

Робочий час - це час, який працівник повинен проводити на місці своєї праці відповідно до внутрішнього розпорядку організації, виконуючи при цьому свої прямі трудові обов'язки.

Завдяки обліку робочого часу можна:

• точно визначити, скільки годин співробітник відпрацював в місяць;
• яка сума заробітної плати йому покладена за цей період;
• виявити тих, хто не з'явився на роботу без поважної причини і без попередження начальства;
• виявити, чи не відсутні чи співробітники на своєму робочому місці довше, ніж дозволяє час, відведений на обід;
• фіксувати час звільнення працівників з місця служби (якщо ви йдете раніше, то це порушення трудового законодавства, а й робота понад норму повинна оплачуватися окремо);
• реєструвати прогули, лікарняні та відпускні, що оплачуються окремо;
• враховувати час, який співробітник провів на роботі з вирахуванням вихідних і святкових днів, відгулів, лікарняних, відпусток і т.д.

Як бачите, ведення облікової документації - необхідне заняття в будь-якій компанії, без якого важко обійтися.

Займатися фіксацією часу, проведеного на робочому місці, може хто завгодно: керівник, кадровик, бухгалтер, секретар, черговий на прохідній і т.д. Головне, щоб він точно знав про свій обов'язок.

Цей обов'язок працівника може бути вказана в договорі спочатку або покладено на нього пізніше в зв'язку з відповідним наказом.

Не варто легковажно ставитися до покладеної на вас відповідальності. Якщо трудова інспекції виявить порушення у веденні обліку часу, ви, як відповідальна за це особа, понесе адміністративне покарання.

Що таке журнал обліку робочого часу і якими способами його можна вести?

У трудовому законодавстві не прописано суворо, за допомогою чого саме потрібно вести облік часу, проведеного співробітниками на роботі.

Будь-кадровик може розробити свої бланки і користуватися ними.

Але все ж, щоб уникнути плутанини, краще скористатися спеціальними бланками.

1) Журнал обліку робочого часу - важливий документ у кожної компанії

Час, яке кожен із співробітників повинен проводити на робочому місці, регулюється не тільки законодавством країни, а й внутрішнім розпорядком самої організації.

Для того щоб точно прорахувати, скільки саме годин співробітник провів на своєму місці служби, потрібен спеціальний журнал. Його ведення дозволить вам уникнути як конфліктів з працівниками з приводу фактично відпрацьованих годин , Так і непорозумінь з трудовою інспекцією.

Журнал обліку робочого часу - це розграфлена книга, в якій відповідальна особа позначає, скільки саме годин щодня кожен із співробітників працював.

У журналі обліку робочого часу ви фіксуєте:

• час, проведений кожним з працівників на місці своєї служби;
• прогули;
• запізнення;
• лікарняні;
• відходи раніше терміну;
• переробки;
• затримки з обіду і т.д.

Роботодавець повністю контролює, скільки відпрацював кожен з його підлеглих. Подібні дані дозволяють, як преміювати особливо старанних підлеглих, що не порушують трудову дисципліну і готові трудитися понаднормово, так і карати нехлюїв.

Саме за допомогою журналу можна зафіксувати, був присутній або відсутній працівник на місці своєї основної служби в конкретний день. Саме відсутність протягом кількох годин без поважної причини може служити причиною розірвання договору з боку роботодавця.

2) Як краще вести журнал обліку робочого часу?

Власник компанії, зацікавлений в порядку з ведення документації в своєму господарстві, має якусь свободу вибору в тому, як саме контролювати процес.

Трудова інспекція не стане вас штрафувати, якщо ви виберете будь-який зручний для себе спосіб. Головне, щоб час, проведений працівниками на своєму місці служби, фіксувалося і при цьому - фіксувалося правильно.

1. Традиційний.

   Ви купуєте або створюєте власноруч звичайний паперовий журнал. Заповнюєте його вручну, фіксуючи, скільки саме часу кожен із співробітників провів на своєму місці праці.
   

   Якщо не хочете витрачати сили на самостійну напоготові такого журналу, то його можна купити в книжковому магазині або маркеті канцтоварів. Вартість його невелика: 100-300 рублів.

   Ще один варіант обзавестися такою книгою обліку - замовити покупку в інтернеті. Ось, наприклад, на цьому сайті http://www.hr-ok.ru/e-store/office/5150 ви можете купити безліч корисних для кадровика речей.

   Є й інші сайти для покупки такої облікової документації:

   • http://blanki.by/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html

2. Електронний.

   Якщо ви шанувальник нових технологій, то зовсім необов'язково контролювати робочий час своїх співробітників дідівськими методами - вручну за допомогою зшитою книги. Можна звернутися до електронного варіанту.

   Електронний варіант журналу мало чим відрізняється від звичайного паперового, просто працювати з ним ви можете прямо на своєму комп'ютері.

   Правда в цьому випадку варто подбати про створення резервних копій, щоб поломка компа або віруси не знищили настільки важливі дані.

   Знайти необхідні програми можна на наступних сайтах:

   • http://staff-base.net/jurnal.html
   • http://ppt.ru/news/138254
   • http://101million.com/dokumenty/zhurnaly/ucheta-rabochego-vremeni.html

Дивіться самі, як вам зручніше вести облік: традиційним або більш новаторським методом.

Наприклад, Ольга - кадровик однієї з державних організацій Києва - практикує одночасно обидва варіанти.

Каже, що це коштує певних зусиль, зате вона впевнена в тому, що важливі дані не пропадуть.

Особливості ведення журналу обліку робочого часу

Ведення такої облікової книги - досить просте завдання і, якщо підійти до справи з усією відповідальністю, то труднощів не виникне.

Пункт №1. В якій формі в журналі потрібно вести облік робочого часу?

Згідно із законодавством Російської Федерації, облік часу роботи в журналі ведеться по одному з трьох зразків:

1. Щоденна фіксація.

   Найбільш поширений тип фіксації.

   Кадровий працівник або інша уповноважена особа щодня зазначає, коли фахівець з'явився на роботу, коли, пішов з неї. Завіряються дані підписом співробітника, якого і стосується запис.

   Такий вид контролю практикується тоді, коли найманим робітникам щодня на місці служби потрібно проводити однакову кількість годин.

2. Щотижнева фіксація.

   Якщо посадова особа не має ходити на роботу щодня і відбувати кожен день певну кількість годин, але при цьому вона зобов'язана виконувати обсяг роботи, зазначений у його трудовому договорі, то краще використовувати щотижневу систему контролю.

   Інформація про кількість проведених на місці роботи співробітником годин заноситься в кінці кожного тижня.

3. Підсумовувана фіксація.

   Якщо виробництво не припиняється ніколи - організація працює цілодобово, а графік у її працівників - плаваючий, то краще використовувати підсумований облік. Всі дані заносяться в журнал в кінці місяця.

Заповнення табеля обліку робочого часу: 15 правил

Керівництво сама повинна вирішити, яку саме форму використовувати, і проінформувати в письмовому вигляді співробітника, які і буде контролювати робочий час працівників підприємства.

Пункт №2. Як правильно заповнювати журнал обліку робочого часу?

У Трудовому кодексі та інших офіційних документах не вказано, як саме повинен проводитися контроль часу.

Оформлення записів регулюється внутрішніми наказами. Наприклад, начальник Іван Іванович видає наказ, згідно з яким секретар Ганна Володимирівна повинна вести облік трудового часу всіх співробітників щодня. Їй же належить прошити всі сторінки журналу, пронумерувати їх і скріпити все печаткою компанії.

Традиційно в книзі оформляють ось такі осередки:

1. № по порядку 2. ПІБ співробітника 3. Дата 4. Час приходу співробітника на робоче місце 5. Час його звільнення з роботи 6. Причина, по якій працівникові доводилося залишати робоче місце протягом дня 7. Підпис працівника

Осередки можуть бути і іншими. Головне, щоб журнал був розграфлена. Наприклад, ось так:

Цих граф вам вистачить, щоб вести повний облік і не нарватися на адміністративне покарання, якщо до вас з перевіркою завітає трудова інспекція.

А ось так виглядає вже заповнений журнал:

Слід дуже акуратно вести записи, тому що будь-які виправлення в офіційних паперах неприпустимі.

Якщо все ж була допущена неточність, то неправильний запис слід закреслити і створити нову. Ці правки підтверджуються підписом особи, що веде облік.

Обов'язкові умови трудового договору: 10 вимог

Про те, як грамотно заповнювати журнал обліку

робочого часу, розкажуть фахівці:

Зберігати журнал обліку робочого часу потрібно не менше п'яти років. Після закінчення цього терміну він може бути знищений. Єдиний виняток з цього правила - організації з надзвичайно небезпечними або важкими умовами праці, де подібна звітність зберігатися 75 років.