Журнал реєстрації трудових договорів
- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Детальніше про журнал реєстрації трудових договорів читайте тут:
- Яка відповідальність загрожує за порушення:
- В яких випадках полягати додаткову угоду до трудового договору
- Реєстрація трудових договорів та додаткових угод
- Журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод
- Журнал реєстрації трудових договорів: термін зберігання
- Зразок заповнення журналу реєстрації трудових договорів
Кадровій службі слід вести облік укладених трудових договорів. Це не обов'язкова вимога трудового законодавства, однак, журнал обліку трудових договорів, може значно полегшити кадрову роботу. При цьому доцільно вести окремі журнали реєстрації трудових договорів для іноземних працівників або для сумісників. Про те, як проводити реєстрацію трудових договорів і порядок оформлення облікових документів, читайте в статті.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Оформлення трудового договору при прийомі на роботу
Трудовий договір є обов'язковим документом, який треба оформити при прийомі на роботу нового співробітника . У цьому документі описуються всі основні положення, на яких будуються трудові відносини між працівником і організацією.
Звертаємо увагу! Укладення трудового договору - це не право, а обов'язок роботодавця. За неоформлення документа встановлюється адміністративна відповідальність.
Так, частиною 4 статті 5.27 КоАП РФ за це правопорушення передбачено такі штрафи. Посадова особа, яка винна в неукладення документа може бути оштрафовано на суму від 10 000 до 20 000 рулів. Для організації розмір штрафу складе вже від 50 000 до 100 000 рублів.
Детальніше про журнал реєстрації трудових договорів читайте тут:
Відзначимо, що письмовий трудовий договір треба укласти незалежно від того, який вид трудових відносин буде мати місце. Так, трудовий договір укладається при оформленні трудових відносин:
- на невизначений термін;
- на конкретний період часу (строковий трудовий договір);
- на виконання сезонних робіт;
- на сумісництво, як зовнішнє, так і внутрішнє;
- на виконання короткострокових робіт, на період до двох місяців.
Іншими словами, якщо між сторонами мають місце трудові відносини укласти угоду треба в обов'язковому порядку.
Відзначимо, що в окремих випадках між сторонами укладається цивільно-правовий договір. В цьому випадку трудові відносини між сторонами будуть відсутні. Але треба чітко розуміти, які саме відносини фактично маю місце між сторонами. Справа в тому, що чинне законодавство передбачає спеціальну адміністративну відповідальність за оформлення цивільно-правового договору замість трудового.
Довідка
Яка відповідальність загрожує за порушення:
Це правопорушення також загрожує посадовій особі штрафом в розмірі від 10 000 до 20 000 рулів. Організація може бути оштрафована на суму від 50 000 до 100 000 рублів. Тому слід уважно ставитися до оформлення відносин з особою, яка буде виконувати певну роботу.
Тим часом, якщо все ж фактично мають місце цивільно-правові відносини та укладено відповідний договір, наприклад, підряду або виконання послуг, зареєструвати його треба в окремому спеціальному журналі. Для цих видів угод журнал реєстрації трудових договорів (зразок наведено нижче) не підійде. Для них використовуйте спеціальний журнал.
Відзначимо, що реєстрація ГПД в журналі реєстрації трудових договорів буде одним з підтверджень того, що між сторонами фактично мають місце трудові відносини. Тому настійно рекомендуємо використовувати для даного виду документів спеціальну форму.
В яких випадках полягати додаткову угоду до трудового договору
Трудовий договір містить спеціальні обов'язкові та додаткові умови, обумовлені сторонами при прийомі на роботу. Тим часом в процесі трудової діяльності ці умови можуть зазнавати зміни. Наприклад, може бути оформлений переклад співробітника на іншу посаду. Або ж в організації може бути вироблено підвищення окладів.
Будь-яка зміна умов договору зажадає укладення додаткової угоди. В цій угоді треба відобразити ті умови, які будуть змінені. Угода також складається в двох примірниках, один з яких передається працівнику, а інший залишається на зберігання в організації.
У тому випадку, якщо компанія веде спеціальний журнал з обліку угод, в ньому слід передбачити окрему графу, де буде відображатися інформація про додаткових угодах. Це допоможе структурувати дані і ефективно використовувати робочий час.
Скачайте документи по темі:
Реєстрація трудових договорів та додаткових угод
У роботодавця немає прямого обов'язку вести журнал реєстрації трудових договорів. Тим часом такий журнал на практиці ведуть практично всі кадрові служби організацій. Це полегшує кадрову роботу і пошук інформації про конкретному договорі. Крім того, документом присвоюється свій номер, який також відображається в журналі реєстрації.
Відзначимо, що багато роботодавців ведуть також спеціальний журнал реєстрації прийомів на роботу. Така форма також дуже зручна в практичній роботі, оскільки дозволяє швидко визначити дату прийому на роботу співробітника і іншу інформацію. У тому випадку, якщо укладається строковий трудовий договір, в такому журналі також відбивається дата його закінчення.
Верховний Суд РФ вказав, що місцем роботи слід вважати розташовану в певній місцевості організацію, її представництво, філія, інший відокремлений структурний підрозділ
Читати докладніше >>>
Кадровику важливо знати дату закінчення строкового трудового договору. Пояснюється це тим, що роботодавець в обов'язковому порядку повинен письмово попередити працівника за три календарні дні про те, що він незабаром буде звільнений. Це правило встановлено частиною 1 статті 79 ТК РФ.
Виняток зроблено тільки щодо ситуацій, коли строковий трудовий договір укладається на час виконання обов'язків відсутнього працівника. В такому випадку трудові відносини припиняються в день виходу на роботу основного працівника.
У зв'язку з цим, для того, щоб виконати вимоги трудового законодавства, кадровик повинен відслідковувати дати закінчення термінових відносин. І в цьому йому допоможе спеціальний журнал, в якому буде вказана дата прийому на роботу і дата закінчення договору (для термінових відносин).
Журнал реєстрації прийомів співробітників на роботу
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>
Журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод
Отже, роботодавець самостійно визначає чи буде він вести спеціальний журнал реєстрації трудових договорів чи ні. Ведення таких журналів носить рекомендаційний характер, а не обов'язковий.
Звертаємо увагу, що уніфікованої форми такого журналу немає. Тому кожна організація може розробити такий документ з урахуванням практичної необхідності.
Рекомендуємо також крім журналу, в якому будуть реєструватися безпосередньо трудові договори вести окрему реєстраційну форму для обліку договорів про матеріальну відповідальність працівників. Нагадаємо, що для того, щоб покласти на працівника повну матеріальну відповідальність з ним повинен бути укладений окремий договір.
І для того, щоб вести належний облік таких договорів і знадобиться спеціальна форма. У практичній роботі пропонуємо скористатися розробленим нами документом.
Журнал реєстрації договорів про матеріальну відповідальність
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>
Журнал реєстрації трудових договорів: термін зберігання
Як ми вже скасували журнал обліку трудових договорів (зразок наведено нижче) носить рекомендаційний характер. Роботодавець на свій розсуд приймає рішення про необхідність ведення такого документа. Тим часом, якщо такий журнал ведеться в організації, необхідно дотримуватися термін його зберігання.
Такий термін встановлено пунктом 695 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558.
Такий журнал повинен зберігатися в організації протягом 75 років.
Зразок заповнення журналу реєстрації трудових договорів
Оскільки, як ми вже зазначили вище, уніфікованої форми журналу немає, роботодавець може самостійно визначити структуру документа. І включити в нього внесення тієї інформації, яку він вважатиме актуальною.
Рекомендуємо включити в журнал такі графи:
порядковий номер;
номер трудового договору;
дату працевлаштування співробітника;
дані співробітника: прізвище, ім'я та по батькові;
структурний підрозділ, в яке співробітник прийнятий на роботу;
інформацію про термін трудового договору. Якщо відносини носять терміновий характер, обов'язково слід вказати дату припинення трудового договору.
дані про укладені додаткові угоди до трудового договору;
дату звільнення;
і спеціальну графу для приміток.
Також слід передбачити спеціальний розділ, в якому зазначатиметься інформація, про співробітника, відповідальному за ведення цього журналу.
Ви можете також скористатися нашою формою і журнал реєстрації трудових договорів зразок скачати безкоштовно.
Журнал реєстрації трудових договорів
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>