Журнал касира-операціоніста. Форма КМ-4 правила ведення.

1. Правила ведення журналу касира-операціоніста
2. Перший лист:
3. Графа 2: Номер відділу (секції).
4. Графа 3: Прізвище, Ім'я, По батькові касира.
5. Графа 4: Порядковий номер контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті) на кінець робочого дня, (зміни).
6. Графа 5: Порядковий номер контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті), який реєструє кількість...
7. Графа 6: Показання лічильниках на початок робочого дня (зміни)
8. Графи 7 і 8: підпис касира та адміністратора.
9. Графа 9: Показання лічильниках на кінець робочого дня (зміни)
10. Графа 10: Сума виручки за робочий день (зміну).
11. Графа 11: Здано готівкою.
12. Графа 12: Оплачено за документами, кількість
13. Графа 13: Оплачено за документами, сума.
14. Графа 14: Здано всього.
15. Графа 15: Сума повернень.
16. Графа 16: підпис касира.
17. Дуже часто касиром, адміністратором і керівником є ​​одна особа, тому в графах 16, 17,18 ставиться одна підпис.
18. Графа 18: підпис керівника.
19. Приклади деяких Z - звітів і інформація на них для заповнення форми КМ-4.
20. Чи потрібно заповнювати журнал касира-операціоніста якщо на касі нічого не пробивали?
21. Коли потрібно заповнювати журнал касира-операціоніста?
22. Чи можна робити кілька звітів за день?
23. Якщо касир забув зняти Z - звіт.
24. Якщо касир випадково зняв кілька зайвих звітів за день.
25. Чи можна відновити загублений Z - звіт?
26. Виправлення в журналі касира - операціоніста.
27. Журнал касира - операціоніста та касова книга це одне і те ж?
28. Штраф за відсутність журналу касира - операціоніста.
29. Що потрібно робити після заповнення журналу касира - операціоніста?
30. Як зареєструвати журнал касира операціоніста.
31. Де зареєструвати журнал касира-операціоніста.
32. Документи, необхідні для реєстрації нового журналу касира - операціоніста.
33. Перший запис в журналі.
34. Особа, відповідальна за ведення журналу касира-операціоніста.
35. Типи журналів касира - операціоніста.
36. На скільки вистачає журналу касира операціоніста?
37. Як оформляти повернення в журналі касира операціоніста.
38. Оформлення продажу по банківській карті / безготівковим розрахунком / кредитом
39. графа 14 - графа 13 = графа 11
40. Як прошивати і нумерувати журнал касира - операціоніста.
41. Заповнення титульного аркуша
42. Як оформляти заміну Еклз і ремонти
43. Де купити журнал касира-операціоніста.
44. Дивіться також:

Правила ведення журналу касира-операціоніста

Детальна інструкція щодо заповнення журналу касира-операціоніста.

Перший лист:

Другий лист:

порядок заповнення

Графа 1: Дата (зміна)

Ставиться дата зняття Z - звіту , Який вноситься в журнал. Якщо за цю дату було знято кілька Z - звітів, то їх все треба вносити окремим рядком, але всі вони будуть однією датою. Слово "зміна" в цій графі означає, що якщо за одну дату у вас працювало дві зміни і два різних касира ви можете (не обов'язково) поставити в дужках номер зміни, наприклад: 01.02.2013 (1).

Графа 2: Номер відділу (секції).

У цій графі ставляться номера відділів, на які пробивалися суми за дану зміну. Цю графу можна не заповнювати, якщо ви все пробиваєте на один відділ, наприклад перший. Навіть якщо ви пробиваєте суми на кілька відділів ви можете не заповнювати цю графу, тим більше що розподіл по відділах не передбачено в Z - звітах багатьох касових апаратів.

Графа 3: Прізвище, Ім'я, По батькові касира.

Тут пишеться П.І.Б. касира. Якщо касир, адміністратор, бухгалтер, генеральний директор в одній особі, значить в цю графу потрібно вписати його (евохнюю) прізвище.

Графа 4: Порядковий номер контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті) на кінець робочого дня, (зміни).

Тут записується порядковий номер номер Z - звіту, його можна взяти на самому звіті (дивіться приклад ).

Графа 5: Порядковий номер контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті), який реєструє кількість перекладів показань підсумовуючого грошового лічильника.

Тут копіюються дані з графи 4 . Це застаріла форма документа, що припускає по-старому, що лічильник Z-звітів обнулятиметься. В сучасних касових апаратах ця функція прибрана.

Графа 6: Показання лічильниках на початок робочого дня (зміни)

Ця графа обов'язкове до заповнення. У ній пишеться накопичувальний підсумок на початок дня - сума всіх пробитих на касовому апараті грошей за весь період його існування. Ця сума збільшується з кожним знятим Z - звітом. Через деякий час після роботи на касовому апараті ця сума може досягати мільйонів, а дасть Бог і мільярдів рублів.
Якщо касовий апарат новий, то перше накопичення у вас буде дорівнює 1 руб. 11 коп. - саме цю суму вимагає пробити податковий інспектор при реєстрації касового апарату.

Якщо касовий апарат не новий, то дані для цієї графи беруться з:

• графи 9 попереднього дня (найпоширеніший спосіб)
• з ранкового X-звіту . Правда не кожен касовий апарат друкує накопичення в Х - звітах
• суму в цій графі можна записати в кінці дня, шляхом вирахування з вечірніх накопичень ( графа 9 ) Суми виручки за день ( графа 10 ).

Графи 7 і 8: підпис касира та адміністратора.

У цих графах повинні розписатися касир і адміністратор відповідно. Якщо це одна особа, то підписи будуть однакові.

Графа 9: Показання лічильниках на кінець робочого дня (зміни)

Тут вписуються накопичення ( "необнуляемий підсумок", ще його називають "грос-підсумок") в кінці робочої зміни. Це ті ж накопичення, що були в графі 6 , Але до них додана виручка за минулий день. Ці накопичення списуються з Z - звіту, який касир знімає в кінці зміни (приклад тут ).
Для зручності можна відразу ж перенести цю суму на початок наступної зміни в графу 6 .

Графа 10: Сума виручки за робочий день (зміну).

Сюди вписується сума виручки за день. Сюди входять вся готівкова виручка ( графа 11 ), Безготівкова ( графа 12 ), Повернення ( графа 15 ). Ці дані можна також взяти на Z - звітах (дивіться приклад ).

Графа 11: Здано готівкою.

Тут вписується виручка готівкою, в неї не включаються повернення і безнал.

Графа 12: Оплачено за документами, кількість

У цій графі заповнюється кількість безготівкових платежів (оплати по банківських картах, дорожніми чеками, банківськими чеками та ін.). Тобто якщо за день вам оплатили по безналу 5 разів, ви вписуєте в графу цифру "5". Якщо ви не можете порахувати це кількість, так як у багатьох касових апаратів немає лічильників безготівкових платежів, то вписувати нічого не треба.

Графа 13: Оплачено за документами, сума.

Тут вписується загальна сума безготівкових платежів, вона також виділяється в Z-звіті (не на всіх касових апаратах).

На деяких касових апаратах немає функції пробиття по безналу, тому часто під безнал виділяють певний відділ (секцію) і туди пробивають безготівковий розрахунок. Якщо Ви пробиваєте все безготівкові кошти на один з відділів, то впишіть в графу 13 суму продажів саме по цьому відділу.

Приклад заповнення дивіться нижче .

Графа 14: Здано всього.

Тут пишеться сума безготівкових і готівкових платежів мінус повернення.

Графа 15: Сума повернень.

Тут пишеться загальна сума повернень за зміну. Цей рядок береться з Z - звіту. Якщо ви не проводили повернення з каси (так як це не обов'язково), то не забудьте оформити акт КМ-3 і впишіть суму з цієї форми в графу 15. Детальніше про повернення читайте тут .

Графа 16: підпис касира.

Після заповнення журналу касира - операціоніста касир оформляє довідку-звіт касира-операціоніста (форма КМ-6), передає її адміністратору разом з готівкою, і розписується в цій графі.

Дуже часто касиром, адміністратором і керівником є ​​одна особа, тому в графах 16, 17,18 ставиться одна підпис.

Графа 17: підпис адміністратора.

Прийнявши готівку від касира, адміністратор перевіряє правильність розрахунків і розписується в цій графі.

Графа 18: підпис керівника.

Після завершення зміни тут розписується керівник.

Після заповнення журналу касира-операціоніста не забудьте занести дані (оприбуткувати готівку) в касову книгу .

Приклади деяких Z - звітів і інформація на них для заповнення форми КМ-4.

Приклади заповнення Журналу касира-операціоніста на різних ККМ:

Елвес-МК:

Чи потрібно заповнювати журнал касира-операціоніста якщо на касі нічого не пробивали?

Якщо на касовому апараті не пробивалися суми в перебігу поточного дня, то знімати звіт не обов'язково, тим більше багато касові апарати не дозволяють зняти Z - звіт. Одним словом, якщо Ви не працюєте на касовому апараті, то і журнал касира-операціоніста заповнювати не треба.

Але, якщо Вам все таки хочеться записати що-небудь в журнал касира операціоніста, то зніміть нульовий чек і зробіть вечірній Z - звіт, а потім занесіть його в журнал касира-операціоніста.

Коли потрібно заповнювати журнал касира-операціоніста?

Журнал касира-операціоніста заповнюють відразу після зняття Z - звіту. Це може бути один раз на добу, наприклад ввечері - в кінці робочого дня. А може Ваш магазин працює цілодобово і зміна закінчується з ранку, тоді звіт знімають зранку.

Чи можна робити кілька звітів за день?

Якщо у вас дві або три зміни за добу, тоді ви відповідно знімаєте два або три звіти в добу, але найголовніше, щоб кожен з Z - звітів був окремим рядком занесений в журнал касира-операціоніста. Виходить кілька записів однією датою, але з різними номерами змін.

Якщо касир забув зняти Z - звіт.

Якщо звіт не був знятий ввечері - не біда його можна зняти вранці наступного дня або навіть через день. В цьому випадку в журналі касира операціоніста потрібно проставити дату, взяту з Z - звіту і провести гроші тим числом, коли він знятий. Або, якщо гроші вже оприбутковані в касовій книзі, можна поставити в журналі касира операціоніста потрібну дату, а касира попросити написати пояснювальну записку в довільній формі на ім'я директора - це змусить касира в наступний раз бути уважніше.

Якщо касир випадково зняв кілька зайвих звітів за день.

Якщо на касі випадково були зняті кілька вечірніх Z - звітів за день, то кожен потрібно занести в книгу касира - операціоніста окремо, вийде кілька звітів під різними номерами, але за одну дату. Зазвичай це звіти з нульовими сумами. Можна так само попросити касира написати пояснення в виховних цілях.

Чи можна відновити загублений Z - звіт?

Z - звіт можна відновити двома способами:

• Зняти звіт з фіскальної пам'яті. Для цього потрібен пароль податкового інспектора, якщо ви його не знаєте, краще викликати касового механіка, який допоможе вам зняти звіт. Не намагайтеся самостійно зняти фіскальний звіт, так як ваш касовий апарат може блокуватися при неправильному введенні пароля податкового інспектора. Фіскальний звіт видасть вам інформацію тільки по загальній сумі за день, тобто в ньому не буде розписана інформація по кожній покупці за день.
• Зняти звіт по Еклз. В Еклз зберігатися вся інформація по всім касових чеків , Пробитим на касовому апараті. Тобто по з блоку Еклз можна витягти детальну інформацію за будь-який робочий день. Пам'ятайте, що блок Еклз змінюється раз на рік, тому інформацію можна отримати тільки з поточного блоку.

Виправлення в журналі касира - операціоніста.

Кожна помилка в журналі касира-операціоніста повинна бути завірена підписом особи, відповідальної за ведення журналу. Тобто поряд з кожним виправленням потрібно написати: "виправленому вірити" і розписатися.

Журнал касира - операціоніста та касова книга це одне і те ж?

Ні. Касова книга це інший документ, який також зобов'язані мати індивідуальні підприємці і організації для ведення бухгалтерської звітності.

Штраф за відсутність журналу касира - операціоніста.

Податкові інспектори намагаються час від часу штрафувати підприємців за відсутність або незаповнення журналу касира-операціоніста, залучаючи по ст.15.1 КоАП РФ , А штраф за цією статтею немаленький: від 40000 до 50000 рублів. Так було кілька судових розглядів (одне з них: № А56-9691 / 2005 від 28 липня 2005 року), які кожен раз вигравали підприємці. Але скільки підприємців не стало подавати в суд на неправомірні дії податківців - залишається загадкою. Тому вирішуйте самі чи потрібно вести журнал чи ні.

І вже зовсім потворно виглядає, коли податкові інспектори намагаються підвести відсутність журналу касира-операціоніста під ст. 14.5 КоАП. У моїй практиці був один такий випадок в Ленінградській області. Підприємець вважав за краще не зв'язуватися з податківцями і заплатив штраф 4000 рублів. Для організацій це було б 40000 рублів.

Є ще стаття 120 Податкового кодексу , В якій говориться про грубе порушення правил обліку доходів і витрат. Але не ведення журналу касира-операціоніста не є грубим податковим порушенням. Хоча деякі податківці посилаються і на цю статтю при спробах натиснути на підприємця аби він заплатив штраф.

Правильне заповнення журналу касира операціоніста не врятує вас від штрафів податкової, якщо ви ХОЧЕТЕ їх заплатити))).

Що потрібно робити після заповнення журналу касира - операціоніста?

оформити довідку-звіт касира операціоніста і перенести дані в касову книгу .

Як зареєструвати журнал касира операціоніста.

Журнал касира операціоніста прив'язаний до конкретного касовим апаратом. Тому журнал реєструється разом з реєстрацією касового апарату . Коли журнал добігає кінця потрібно купити новий, прошити та пронумерувати його, а потім сходити в податкову інспекцію і запевнити його. Запевненням журналів КМ 4 займаються відділи оперативного контролю у відповідній Міжрайонною податкової інспекції де був зареєстрований касовий апарат. Старий заповнений журнал потрібно зберігати в архіві організації 5 років. Хоча його зберігання стало безглуздим з введенням Еклз - тепер вся інформація зберігатися на електронному носії.

Приклади завіреного журналу касира.

Де зареєструвати журнал касира-операціоніста.

У податковій інспекції - в відділі оперативного контролю МИФНС (відділ реєстрації касових апаратів), в якому реєструвався касовий апарат. Для ІП - за місцем прописки, а для організацій (ТОВ, ВАТ, ЗАТ і т.д.) за місцем реєстрації підприємства або відокремленого підрозділу .

Документи, необхідні для реєстрації нового журналу касира - операціоніста.

У різних податкових інспекціях можуть бути різні правила по пропонованих документах. Закон також не визначає необхідні документи для реєстрації заміни журналу. У кожному конкретному випадку краще зателефонувати до податкової і запитати чого вони хочуть. Наведу кілька типів документів, які вимагають податківці в Пітері:

• паспорт (формуляр) на касу.
• старий журнал касира-операціоніста.
• новий журнал касира-операціоніста прошитий і пронумерований
• реєстраційну картку на касовий апарат
• паспорт особи, яка поставила документи і доручення, якщо це не керівник підприємства.

Перший запис в журналі.

При первинній реєстрації журналу касира-операціоніста разом з касовим апаратом, податковий інспектор робить перший запис у журналі, на знятий Z - звіт і пробиті 1 рубль, 11 копійок, хоча в деяких податкових цього не роблять, а просто запевняють журнал підписом і штампом.

Приклад першого запису, яку податковий інспектор залишає при реєстрації журналу КМ-4.

Особа, відповідальна за ведення журналу касира-операціоніста.

Призначається наказом директора, якщо директор не хоче сам бути відповідальним за його ведення. Зазвичай це касир, адміністратор або головний бухгалтер. Для керівника було б не зайвим створити посадову інструкцію касира-операціоніста. На практиці ніхто не заповнює цю графу і податкові інспектори до неї не чіпляються Якщо графа не заповнена, відповідальність за ведення автоматично покладається на керівника компанії або ІП.

Типи журналів касира - операціоніста.

Я зустрічав два типу. Зразки журналів касира-операціоніста:

1. Вертикальний журнал. Плюси: більше рядків на станиці - вистачає на більшу кількість записів - рідше доведеться міняти його в податковій. Мінуси: занадто вузькі графи - великі суми не поміщаються.
2. Горизонтальний журнал. Плюси: зручний в заповненні - широкі рядки, в які поміщаються великі суми. Мінуси: вистачає на меншу кількість записів - доведеться часто міняти.

На скільки вистачає журналу касира операціоніста?

У горизонтальному журналі касира-операціоніста - близько 50 листів і 20 рядків на кожному аркуші. 20 помножити на 50 виходить 1000, то є журналу вистачить приблизно на тисячу днів або змін.

У вертикальному журналі від 29 до 40 рядків і 50 сторінок, тобто його вистачає приблизно на 2000 днів (змін).

Можна помітити, що графи 6 і 9 дуже вузькі (особливо в вертикальному журналі), щоб писати в них великі суми накопичень, а такі графи як 5 і 15 занадто широкі для своїх значень. Хіба російські чиновники могли придумати щось по розумнішими?

Як оформляти повернення в журналі касира операціоніста.

Повернення по касі оформляється в графі 15. Якщо повернень було кілька за поточний день, то всі вони підсумовуються і заповнюються однією сумою. При поверненні не обов'язково пробивати на касі чеки повернень (хоча можна це зробити для краси), але обов'язково потрібно заповнити форму КМ-3 .

З докладним описом оформлення повернення можна ознайомитися в цієї статті.

Приклад заповнення повернення в КМ-4 (повернення на загальну суму 1000, при цьому не важливо скільки було повернень):
Зверніть увагу, що графи 11 (здано готівкою) і 14 (здано всього) менше на суму повернень.

Оформлення продажу по банківській карті / безготівковим розрахунком / кредитом

Якщо ви здійснюєте продажу по банківських картах через банківські термінали, або приймаєте гроші через чекову книжку, або будь-яким іншим безготівковим розрахунком, то ці гроші також потрібно пробивати на касовому апараті. У вечірньому Z - звіті у Вас буде окремим рядком виведено кількість продажів по безналу і загальна сума за день по безготівковому розрахунку. Ці два параметри потрібно записати в графи 12 і 13 журналу касира - операціоніста.

Графи 12 і 13 відповідають за пробиття коштів не за готівковий розрахунок - тобто будь-якими іншими способами:

• банківською картою - пробиття коштів, що надійшли через банківський термінал має відбуватися двічі:
  1 - на самому банківському терміналі
  2 - на касовому апараті
• дорожніми чеками
• продажем в кредит і ін.

Не потрібно вписувати в журнал кошти, які надійшли на безготівковий розрахунковий рахунок в банк.

У графі 12 - пишеться кількість чеків по безналу.
У графі 13 - загальна сума чеків по безналу.
У графі 11 - здано готівкою сума повинна бути менше ніж в графі 14 на суму в графі 13, тобто:

графа 14 - графа 13 = графа 11

Приклад заповнення безготівкового розрахунку в журналі: (за зміну зроблено 3 продажу по безналу на загальну суму 1000 рублів).

Як прошивати і нумерувати журнал касира - операціоніста.

Нумерувати листи можна тільки від руки, хоча деякі податкові на це не звертають уваги. Не потрібно нумерувати кожну сторінку, досить пронумерувати тільки листи. Нумерувати обкладинку теж не треба. Нумерація починається з першої внутрішньої сторінки.

Взагалі немає будь-якого стандарту за нумерацією та прошивці. Правда деякі податкові інспектори наполягають, щоб сторінки нумеровались від руки.

Прошивають журнал роблячи два отвори знизу, просмикуючи через них товсту нитку і наклеюючи на останній сторінці невеликий шматочок паперу. На папірці треба від руки написати: "пронумеровано і прошнуровано 50 листів", поставити підпис директора і печатка організації. Приблизно як на малюнках:

Прошивають КМ-4 теж різними способами, іноді все сторінки, іноді починаючи з розвороту.

Законодавства про журналі касира-операціоніста не існує.

Заповнення титульного аркуша

Приклад заповнення титульного аркуша (обкладинки). Всі графи заповнювати не обов'язково, тільки найважливіші:

Як оформляти заміну Еклз і ремонти

Якщо проводилася заміна Еклз на касовому апараті, то в ЦТО була пробита сума 1 руб. 11 коп. і знятий зайвий Z - звіт, який був залишений в податковій інспекції. Цей звіт теж потрібно заповнити в журнал касира-операціоніста. Теж саме потрібно зробити при ремонтах ККМ, якщо в сервісній службі були зняті Z - звіти. Вийде приблизно наступне:

Де купити журнал касира-операціоніста.

Форму КМ-4 можна купити в будь-якому більш-менш пристойному канцелярському магазині. Тільки прошити і пронумерувати доведеться його самостійно. Якщо Ви купуєте касовий апарат в нашому ЦТО, то журнал касира операціоніста входить у вартість комплекту документів при реєстрації касового апарату.

Дивіться також:

- заповнення журналу касира-операціоніста

- довідка-звіт касира-операціоніста

Ваші запитання: