Журнал видачі розрахункових листів: зразок (скачати)

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Детальніше про журнал видачі розрахункових листів читайте в статтях:
3. Вимоги до форми розрахункового листка
4. Вимоги до змісту форми вказані в ч.1 і 2 ст.136 ТК РФ. Переконайтеся, що документ відображає наступні...
5. Облік видачі розрахункових листків
6. Зразок журналу видачі розрахункових листків співробітникам
7. Зберігання журналу видачі розрахункових листків
8. Відмова від обліку видачі «расчеток»
9. Наказ про порядок видачі розрахункових листків персоналу

Не впадайте в паніку, якщо керівник доручив оформити на 2017 рік журнал видачі розрахункових листів: зразок скачати можна онлайн, а основні правила ведення обліку прописуються у внутрішній нормативної документації.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Оплачуючи працю працівника, роботодавець зобов'язаний у письмовій формі сповістити його про точний розмір зарплати, належної за певний період (як правило, місяць). Для цього застосовується спеціальний бланк - розрахунковий листок, в якому вказуються всі необхідні відомості. Документ видається співробітникові при отриманні зарплати. Деякі організації видають розрахункові листки виключно під розпис і вносять дані про кожного оформленому екземплярі в журнал видачі розрахункових листків, інші - не ведуть документальний облік їх видачі, обмежуючись розсилкою по електронній пошті.

Детальніше про журнал видачі розрахункових листів читайте в статтях:

Розрахунковий листок: правила оформлення

Видача форми, в якій вказані складові частини зарплати, а також види і розміри відрахувань із неї, вважається одним з обов'язкових етапів процедури розрахунку з працівником. Таким чином роботодавець надає йому докладні відомості про порядок розрахунку заробітної плати (з урахуванням всіх умов трудового договору і прописаних в ньому надбавок, доплат, районних коефіцієнтів, премій і т.д.). Пропонуємо Вам ознайомитися зі статтями «Як вибрати оплату праці і прописати її в договорі. П'ять формулювань для різних ситуацій »,« Як розрахувати зарплату при відрядній системі оплати праці »і« Як виплатити зарплату співробітникам ». Наші експерти розкажуть про можливості і наслідки застосування різних систем оплати праці з урахуванням специфіки підприємства.

Завантажити документи по темі:

Важливо: якщо в розрахунковому листку вказана недостовірна або неповна інформація про виплати, роботодавця можна притягнути до адміністративної відповідальності за ст.5.27 КоАП РФ (сума штрафу становить від 30 000 до 50 000 рублів для компанії, від 1000 до 5000 рублів для відповідальних посадових осіб - керівника і бухгалтера).

Необхідність оформлення розрахункового листка закріплена ст.136 ТК РФ. При цьому спосіб виплати зарплати особливого значення не має, будь то розрахунок готівкою через касу підприємства, безготівковий переказ коштів на банківську карту або оплата праці в натуральній формі. Саме такої позиції дотримується Роструд в роз'яснювальному листі №739-6-1 від 18.03.2010г. Детальніше про способи оплати праці і компроміси, на які іноді доводиться йти роботодавцям, читайте в статтях «Коли можна платити зарплату в натуральній формі »І« Як оформити банківські карти для виплати зарплати ».

Заробітна плата за законом виплачується як мінімум двічі на місяць. Видавати розрахункові листки можна не з кожною виплатою, але не рідше одного разу на місяць - в момент видачі остаточної частини зарплати (див. Лист Роструда №5277-6-1 від 24.12.2007г.). Ознайомившись із заміткою «Яка відповідальність передбачена за затримку виплати зарплати », Ви дізнаєтеся, як часто потрібно проводити виплати персоналу, і чим роботодавцеві загрожує недотримання встановлених законом термінів.

Важливо: оскільки ПДФО утримується лише з остаточною частини місячної зарплати, а не з авансу, доцільно видавати «расчетку» разом із другою, підсумкової виплатою.

Вимоги до форми розрахункового листка

Законодавець не затвердив уніфіковану форму для таких випадків. Тому кожна компанія розробляє власний бланк відповідно до ст.9 федерального закону №402-ФЗ від 6.12.2011г. Як правило, його розробка доручається бухгалтерії або кадровій службі, яка потім передає проект документа на затвердження керівнику організації. При наявності виборного органу, який представляє інтереси працівників, необхідно врахувати його мотивоване думку в порядку, передбаченому ст.372 ТК РФ.

Довідка

Вимоги до змісту форми вказані в ч.1 і 2 ст.136 ТК РФ. Переконайтеся, що документ відображає наступні види відомостей:

1. загальну суму до виплати;
2. всі складові частини належної співробітнику зарплати (оклад, премію, доплати за суміщення або роботу в нічний час, «північні» надбавки і т.д.);
3. розміри інших нарахованих сум (відпускні, допомоги, компенсацію невикористаної відпустки при звільненні, а також кошти, відповідно до локальними актами виділені на оплату харчування та проїзду);
4. утримання із зарплати (ПДФО, аванси за відрядження, аліменти, виплати за виконавчими листами тощо).

Якщо працівнику призначена грошова компенсація за порушення терміну виплати зарплати, її також відображають в розрахунковому листку, окремо або в графі «Інші нараховані суми». У разі відсутності затримок можна просто вказати, що сума компенсації нульова. Деталі - в статті «Як розрахувати компенсацію за затримку зарплати ». Щодо правомірності утримань читайте в статті « Утримання із заробітної плати : Коли суд приймає сторону роботодавця ». Ви дізнаєтеся, яку суму роботодавець має право стягнути в порядку погашення заборгованості працівника або відшкодування матеріального збитку, в яких випадках розмір відрахувань може досягати 70% місячної зарплати, а також як виграти судовий спір про законність зроблених утримань.

Бланк розрахункового листка затверджується наказом, складеним у довільній формі:

Заповнюючи розрахунковий листок, не забувайте вказувати відомості про працівника (паспортні дані, табельний номер, посада, структурний підрозділ) та найменування організації-роботодавця. Ось приклад правильного заповнення форми, що містить всі необхідні реквізити і відомості про розрахунок з працівником безготівковим способом:

Важливо: може бути відтворена у форми безпосередньо з бухгалтерської програми для розрахунку заробітної плати, якщо в ній містяться всі обов'язкові види відомостей.

Завіряти бланк печаткою та підписом відповідальної особи можна, але не обов'язково - в чинному законодавстві немає такої вимоги, тому і порушенням відсутність підпису бухгалтера або касира вважатися не буде. А ось за відсутність в розрахункових листках докладних відомостей про структуру зарплати ГИТ може видати припис або оштрафувати. На жаль, багато роботодавців вважають цю умову простою формальністю і видають бланки, на яких вказані лише суми підсумкової виплати і утримань. Такий підхід, можливо, економить час, але рано чи пізно призводить до небажаного результату.

Облік видачі розрахункових листків

Ухилення від видачі розрахункових листків - серйозне порушення. Щоб уникнути необгрунтованих претензій з боку контролюючих органів і небажаних правових наслідків, далекоглядні роботодавці намагаються по максимуму себе убезпечити: видають «расчеткі» виключно під розпис і ведуть строгий облік всіх виданих бланків. Наприклад, постачають бланк розрахункового листка спеціальним відривним корінцем, на якому працівник розписується в отриманні «расчеткі». Згодом корінці з підписами підшиваються в загальну папку, зберігаються на підприємстві і пред'являються для перевірки на вимогу інспектора ГИТ або іншої уповноваженої особи. Щоб візит інспектора не застав вас зненацька, ознайомтеся зі статтею «Як підготуватися до позапланову перевірку ГИТ ».

Ще один популярний спосіб організації обліку - оформлення розрахункових листків в двох примірниках (один видається на руки працівникові, другий залишається у роботодавця). Цей спосіб рекомендований Міністерством фінансів РФ як інструмент додаткового захисту роботодавця на випадок спору (див. Наказ Мінфіну Росії №52н від 30.03.2015г.). Не забудьте переконатися, що працівник розписався в отриманні «расчеткі» на примірнику, що залишається на зберігання в організації.

Але найпростіше і доступне рішення - завести журнал видачі розрахункових листів (зразок скачати можна онлайн або розробити самостійно, оскільки єдиної типової форми не існує). Деякі компанії використовують уніфіковану форму Т-49 ( «Розрахунково-платіжна відомість»), щоб на її основі розробити в 2017 році журнал обліку видачі розрахункових листів: зразок форми прикріплений до постанови Держкомстату РФ №1 від 5.01.2004г. ( «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати»).

Зразок журналу видачі розрахункових листків співробітникам

Роботодавець сам вирішує, як повинен виглядати в 2017 році журнал видачі розрахункових листів (зразок), і які види відомостей в ньому будуть відображатися. Зазвичай всі дані упорядковуються у вигляді таблиці, поділеної на стовпці. Кожен стовпець відповідає певному типу відомостей, відображаючи:

• порядковий номер запису;
• прізвище, ім'я та по батькові співробітника;
• посада співробітника;
• табельний номер;
• дату видачі розрахункового листка;
• підпис в отриманні «расчеткі» і т.д.

Кількість стовпців може бути будь-яким. Чим більше різних типів відомостей відбивається в журналі, тим ширший таблиця. Кожна нова запис забезпечується порядковим номером і вноситься в окремий рядок. На обкладинці або в «шапці» журналу вказуються реквізити організації та рамки періоду, протягом якого він ведеться. Рада роботодавцям, які не бажають витрачати час і самостійно розробляти журнал обліку видачі розрахункових листів (зразок): завантажити уніфіковану форму Т-49 можна онлайн. Додайте до типового бланку відсутні стовпці (дату видачі «расчеткі» і місце для підпису співробітника), щоб вийшов зручний обліковий документ.

Важливо: не забудьте передбачити в журналі засвідчувального поле для підпису посадової особи, відповідальної за видачу розрахункових листків персоналу.

Зберігання журналу видачі розрахункових листків

Дублюючі екземпляри розрахункових листів, що залишаються у роботодавця, зберігаються протягом 5 років за умови проведення ревізії або перевірки, і не менше 75 років, якщо особові рахунки працівників відсутні (п.412 ст.4.1 наказу Мінкультури Росії №558 від 25.08.2010г. « про затвердження переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання »).

Дані вимоги поширюються і на облікові журнали, що підтверджують факт видачі «расчеток». На допомогу кадровику - стаття «Журнали, які перевірить інспектор. як оформити підпису і вирішити інші питання ». Про нюанси архівного зберігання важливих документів читайте в статтях « У компанії немає архіву . Що за це буде і як оперативно виправити ситуацію »і« Правила і терміни зберігання архівних документів ».

Відмова від обліку видачі «расчеток»

Ряд компаній, незважаючи на очевидні ризики, не веде документальний облік видачі розрахункових листків. Замість цього роботодавці оголошують персоналу час, місце і порядок видачі «расчеток» або ж просто розміщують їх в особистих кабінетах співробітників на корпоративному сайті.

Така практика не заборонена законом. Навіть наявність в Трудовому кодексі РФ пункту про необхідність сповіщати працівника про складові частини заробітної плати в письмовому вигляді не заважає судам досить широко трактувати цю норму, тому в більшості випадків відправка «расчеткі» по електронній пошті або публікація на корпоративному сайті порушенням не рахується (див. апеляційне визначення Верховного суду Карачаєво-Черкеської Республіки у справі №33-204 / 2013 від 29.04.2013г.).

Важливо: якщо співробітники не проти отримувати розрахункові документи на електронну пошту, варто заручитися відповідними письмовими заявами:

Проте, під час чергової перевірки ГИТ або в разі конфлікту доведеться шукати способи підтвердження видачі розрахункових листків. І відсутність облікових документів істотно ускладнить це завдання. Доводити факт своєчасного отримання розрахункових листів доведеться за допомогою альтернативних методів - роздруківки електронних повідомлень з прикріпленим «расчеткамі» або посиланнями на них, збирання свідчень, підтвердження входу працівника під особистим логіном в корпоративну електронну систему на сторінку з потрібним документом і т.д.

Право на оформлення та розсилку електронних розрахункових листків без роздрукування підтверджується і листом Мінпраці Росії №14-1 / ООГ-1560 від 21.02.2017г. Суди в суперечках такого роду теж нерідко стають на бік роботодавця. Але доводити справу до судового розгляду - не найкращий вихід із ситуації, а інспектори ГИТ на місцях не завжди лояльно ставляться до повної відмови від розрахункових листків на паперових носіях. Якщо уникнути ролі відповідача при всьому бажанні не вийде, підготуйтеся до судового засідання за всіма правилами - зберіть докази, зробіть всі необхідні копії і виписки, призначте уповноваженого представника компанії (див. Статті «Як оформити повноваження представника в суді »,« Готуємо виписку з документа . Для суду, на вимогу працівника, для перевіряючих »).

Наказ про порядок видачі розрахункових листків персоналу

Яким би не був обраний конкретним роботодавцем порядок видачі «расчеток», його слід закріпити на локальному рівні: прописати в нормативних документах підприємства або оформити окремим наказом.

Наказом закріплюються терміни і умови видачі розрахункових документів, призначаються відповідальні особи. До розпорядженням рекомендується прикріпити зразки використовуваних бланків - розрахункового листка і журналу, в якому фіксуються відомості про видачу. Замітка «Як оформити кадрові накази в складних ситуаціях »допоможе без проблем скласти і завірити розпорядчі документи в нетипових випадках.

Важливо: якщо роботодавець планує застосовувати електронні «расчеткі», необхідно внести відповідний пункт в правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці або інший локальний нормативний акт організації.